Opsætningen af ASSIGN Krisestyring handler om at gøre organisationen klar til at håndtere hændelser struktureret. Før en beredskabsplan kan aktiveres, skal brugere, adgangsgrupper, logtyper, hændelsestyper, roller og beredskabsplaner hænge korrekt sammen.
Organisationen og login-linket oprettes af ASSIGN. Denne vejledning starter, når organisationen er klar, og du er logget ind i organisationens eget administrationsmodul.
Formålet med opsætningen er at sikre, at de rette personer får adgang til de rette planer, modtager de rigtige notifikationer og kan arbejde på de relevante tidslinjer, når en hændelse er aktiv.
ASSIGN Krisestyring består af flere sammenhængende områder. Opsætningen bør derfor ikke kun ses som oprettelse af menupunkter, men som en forberedelse af hele arbejdsgangen fra planlægning til aktiv hændelse og evaluering.
| Område | Hvad bruges det til? |
|---|---|
| Digitale beredskabsplaner | Opbevaring, redigering, adgangsstyring og aktivering af planer. |
| Udkald og notifikation | Udsendelse via e-mail, SMS og automatisk opkald til relevante personer. |
| Situationsoverblik | Hændelseslog, logning af ændringer, fildeling og ressourcestyring. |
| Opgavestyring | Opgaver på individ- eller rolle-niveau, status og deadlines. |
| Kort og GIS | Kortvisning, tegning på kort og brug af relevante kortlag. |
| Samarbejde | Samarbejde mellem afdelinger og eventuelt eksterne organisationer. |
| Øvelser og evaluering | Brug af systemet til øvelser, læring og evaluering efter hændelser. |
| Mobilunderstøttelse | Logning, opgaver, status og kort fra mobil enhed. |
De centrale byggesten er adgangsgrupper, brugere, logtyper, logskabeloner, hændelsestyper, funktioner, tags, roller og beredskabsplaner. De hænger sammen på tværs af systemet og bør derfor oprettes i en gennemtænkt rækkefølge.
| Byggesten | Hvorfor er den vigtig? |
|---|---|
| Adgangsgrupper | Styrer hvem der må se, redigere eller eksekvere planer og tidslinjer. |
| Brugere | De personer der skal arbejde i systemet eller modtage notifikationer. |
| Logtyper og logskabeloner | Sikrer ensartet registrering af fakta, beslutninger, opgaver og vigtig information. |
| Hændelsestyper | Gør det muligt at kategorisere hændelser og vælge den rette kontekst. |
| Funktioner, tags og roller | Bruges til at beskrive ansvar, målrette kommunikation og aktivere de rigtige personer. |
| Beredskabsplaner | Samler scenarie, formål, startfase, notifikationer, kort, tidslinjer, opgaver og filer. |
Det anbefales at arbejde med opsætningen i denne rækkefølge:
En beredskabsplan bør normalt oprettes sidst, fordi den bruger flere af de øvrige elementer. Hvis adgangsgrupper, roller, tags og logtyper ikke er på plads, bliver planen vanskeligere at teste og vedligeholde.
Log ind via det login-link, som ASSIGN har udleveret. Du er nu i organisationens eget administrationsmodul.
Følgende elementer skal oprettes, inden ASSIGN Krisestyring kan tages i brug:
Adgangsgrupperne på organisationsniveau styrer, hvilke dele af organisationens opsætning en gruppe må administrere. Rettighederne her handler ikke om læse-, redigerings- eller eksekveringsadgang på beredskabsplaner og tidslinjer, men om hvilke administrative områder gruppen må arbejde med.
| Rettighed | Betydning |
|---|---|
| Må administrere brugere | Giver adgang til at oprette, redigere og administrere brugere. |
| Må administrere logtyper | Giver adgang til at oprette og ændre organisationens logtyper. |
| Må administrere hændelsestyper | Giver adgang til at oprette og ændre hændelsestyper. |
| Må administrere mapper til beredskabsplaner | Giver adgang til at arbejde med mappestrukturen for beredskabsplaner. |
| Må administrere log skabeloner | Giver adgang til at oprette og ændre logskabeloner. |
| Må oprette beredskabsplaner | Giver adgang til at oprette nye beredskabsplaner. |
| Må starte hændelser uden beredskabsplaner | Giver adgang til at oprette en hændelse uden at vælge en plan først. |
Knappen 'Vælg hvilken gruppe der skal være liaison' behandles i afsnit 4.7.
Rettighederne kan blandt andet give adgang til at administrere brugere, logtyper, hændelsestyper, mapper til beredskabsplaner og logskabeloner, oprette beredskabsplaner samt starte hændelser uden en beredskabsplan. Giv kun Ja til de områder, gruppen reelt skal kunne ændre eller oprette.
Den primære bruger, som er oprettet i forbindelse med organisationens etablering, vil allerede fremgå af listen.
Brug en ensartet struktur i brugernavne, så brugerne er lette at genkende og administrere. Vælg for eksempel samme princip for initialer, navn eller organisatorisk tilknytning på tværs af organisationen.
Password skal være mindst 15 tegn og indeholde både bogstaver og enten tal eller specialtegn. Undgå simple eller genbrugte passwords.
| Felt | Anvendelse |
|---|---|
| Brugernavn | Skal være let at genkende og følge organisationens fælles navngivningsstruktur. |
| Medarbejdernummer | Kan bruges, hvis organisationen ønsker at koble brugeren til et internt nummer. |
| Funktion | Oplysningsfelt, f.eks. Vagtchef eller Kommunikationsansvarlig. |
| Fornavn, efternavn og initialer | Bruges til at identificere brugeren i systemet og i logningen. |
| Telefonnummer og email | Bruges blandt andet til SMS, E-Mail, automatisk opkald og passwordnulstilling, hvis det er aktiveret. |
| Primær adgangsgruppe | Skal vælges ved oprettelse og styrer brugerens primære adgang. |
| Tags og roller | Kan vælges ved oprettelse, hvis de allerede findes, eller tilføjes senere. |
CSV-import Brug "Opret fra CSV", hvis mange brugere skal oprettes på én gang. Her vælger du separator, typisk komma eller semikolon, vælger passwordmetode og uploader CSV-filen. Knappen Download CSV kan bruges som skabelon for importfilen.
Feltet 'Funktion' er ikke obligatorisk, men kan anvendes, hvis funktioner er oprettet i organisationens indstillinger – se afsnit 3.6.
Tags og roller kan vælges allerede ved oprettelse af brugeren, hvis de er oprettet på forhånd. De kan også tilføjes eller ændres senere på brugerprofilen.
Med brugerne oprettet kan du nu tildele dem yderligere adgangsgrupper, hvis det er påkrævet. Primær adgangsgruppe er allerede tildelt.
Logtyper er faste kategorier, som vælges, når en log oprettes under en hændelse. De gør det lettere at forstå og filtrere de registreringer, der oprettes i hændelsesforløbet.
En log skifter ikke fra én logtype til en anden. Hvis en formodning senere bliver bekræftet, oprettes der normalt en ny log med logtypen 'Fakta', så udviklingen dokumenteres kronologisk.
Anbefaling: Typiske logtyper er 'Formodning', 'Fakta' og 'Beslutning'. Det er muligt at oprette egne logtyper tilpasset organisationens behov.
Filtrering af logs: Under en aktiv hændelse findes knappen [Filtre] i øverste højre hjørne. Her kan du sortere på logtyper og brugere, hvilket gør det nemmere at følge en bestemt type af logninger.
Logskabeloner er standardiserede skabeloner, der sikrer, at bestemte informationer altid udfyldes, når en log oprettes via knappen ‘Opret af typen’ under en igangværende hændelse.
Logskabeloner kan vælges både når du opretter en ny basal log (valgfrit), eller fra en dropdown-menu. En væsentlig fordel ved at bruge logskabeloner er, at der kan sorteres på de forskellige typer af logs via filterfunktionen. Der er ingen begrænsning på antal skabeloner – det er fuldt muligt at oprette flere skabeloner pr. logtype, så skabelonerne dækker de specifikke behov organisationen har.
Under Hændelsestyper oprettes standardiserede hændelsestyper, så nye hændelser kan oprettes med et ensartet udgangspunkt.
Det er stadig muligt at oprette en hændelse, der ikke er defineret under 'Hændelsestyper'.
Funktioner er et oplysningsfelt, der kan knyttes til brugere, så det fremgår, hvilken funktion de har i organisationen eller i krisestyringsarbejdet.
Funktioner er fortsat et oplysningsfelt og skal ikke forveksles med roller, tags eller adgangsgrupper. Eksempler på funktioner kan være 'Krisechef', 'Kommunikationsansvarlig' eller 'Logfører'.
Tags er labels, der kan bruges til at finde og sende beskeder til en gruppe af personer – fx ledelse eller krisestab – uden at disse nødvendigvis er tilknyttet en konkret hændelse på forhånd. Tags fungerer som en informationskanal.
Tags bruges, når der skal sendes ekstraordinær information ud til en bestemt gruppe. Frem for at vælge individuelle brugere kan du i Notificer vælge Find > Via tags, hvorefter systemet viser de brugere, der har tagget. Eksempler på tags: 'Presse', 'Krisestab' eller 'Interessenter'. Tags kan tildeles den enkelte bruger ved oprettelse eller senere – se afsnit 3.2.
Roller beskriver den/de roller, der er aktuelle i forbindelse med de forskellige hændelsestyper. Flere brugere kan godt have samme rolle.
Roller bruges typisk i beredskabsplanens editor, hvor du kan tildele opgaver og informationer til specifikke roller frem for enkeltpersoner. Roller kan også bruges i Notificer under en aktiv hændelse, hvor Find > Via roller viser de brugere, der har den valgte rolle. Eksempler på roller:
Når en beredskabsplan aktiveres, modtager alle brugere med den relevante rolle automatisk de informationer, der er knyttet til rollen i planen. Under den videre hændelsesafvikling kan rollerne bruges igen til målrettede notifikationer.
Vær opmærksom ved sletning af roller Slet ikke en rolle, før du har kontrolleret, om den bruges i en beredskabsplan. Hvis rollen slettes, mens den stadig ligger i planens indhold, kan planen efterfølgende stadig åbnes og aktiveres, men den kan ikke gemmes, før den gamle rolletildeling er fjernet eller erstattet med en aktiv rolle. En ny rolle med samme navn overtager ikke automatisk den gamle tilknytning.
Der er ingen fast låst rækkefølge for, hvornår de enkelte elementer skal oprettes, men følgende rækkefølge anbefales, da visse elementer skal være på plads, inden de kan bruges andetsteds i systemet:
Beredskabsplaner er kernen i ASSIGN Krisestyring. De struktureres i mapper og undermapper, der afspejler organisationens opbygning.
En god beredskabsplan beskriver både det konkrete scenarie og den praktiske arbejdsgang. Planen bør derfor indeholde formål, startfase, notifikationer, adresse eller kortplacering, relevante tidslinjer, prædefinerede opgaver, eventuelle filer og en tydelig versionshistorik.
For at oprette beredskabsplaner skal du være logget ind med en bruger, der har rettigheder til at administrere beredskabsplaner.
Start med at klikke på Beredskabsplaner i menuen til venstre.
Organisationen starter med en tom beredskabsplan. Det første skridt er at oprette en mappestruktur.
Sådan oprettes undermapper:
Omorganiser Når du klikker Omorganiser, skifter siden til en flyttevisning. Her kan mapper trækkes til en overmappe eller til området 'Træk mappen hertil for at placere den i roden'. Klik Afslut omorganisering, når strukturen er færdig.
Opret og rediger åbner den nye beredskabsplan direkte i editoren. Gem kan bruges, hvis planen blot skal oprettes i mappen og redigeres senere.
| Felt | Anvendelse |
|---|---|
| Startfase | Bestemmer hvilken fase hændelsen starter i, når planen aktiveres. |
| Godkendelsesdato | Kan bruges til at vise hvornår planen er godkendt. |
| Udgivelsesdato | Kan bruges til at vise hvornår planen er udgivet. |
| Fornyelsesdato | Kan bruges til at følge op på hvornår planen bør gennemgås igen. |
| Beskrivelse af ændring | Skriv kort hvad der ændres i planen. |
| Version | Vælg om ændringen er en mikro ændring, lille ændring eller stor ændring. |
| Nyt versions nr. | Viser hvilket versionsnummer planen får efter gem. |
| Noter | Interne noter til planen og dens vedligeholdelse. |
Anbefaling: Det anbefales at notere disse datooplysninger, selv om de ikke er obligatoriske.
Startnotifikationer er automatiske beskeder, der sendes til relevante ressourcer, når beredskabsplanen aktiveres.
Automatisk opkald er som standard deaktiveret og skal aktiveres af ASSIGN, inden det kan bruges.
Anbefaling: Brug genvejskoderne til at indsætte modtagerens navn, link til hændelsen, planens navn mv. automatisk i mail og SMS.
| Genvejskode | Indsætter |
|---|---|
| %PLANNAVN | Navnet på beredskabsplanen. |
| %ASSIGN_LINK | Link til hændelsen. |
| %MODTAGERNAVN | Modtagerens fornavn. |
| %AKTIVERINGSDATO | Dato for aktivering af planen. |
| %AKTIVERINGSTIDSPUNKT | Tidspunkt for aktivering af planen. |
Startnotifikationer i beredskabsplanen er fortsat knyttet til roller. Den nye Find-menu i Notificer bruges først under den aktive hændelse, når der skal sendes en ekstra målrettet besked til brugere via roller, adgangsgrupper, tags eller direkte søgning.
Startbesked – eksempel:
Du er aktiveret af krisestaben til en Oversvømmelse. Tryk 1 hvis du deltager. Tryk 2 hvis du ikke deltager.
Slutbesked – eksempel:
Tak for din tilbagemelding. Du skal nu logge ind i jeres krisestyringsplatform og håndtere de opgaver, der er tildelt dig.
Angiv adressen, så kortet zoomer ind på det korrekte område, når hændelsen aktiveres. Adressen kan også tilføjes eller ændres efter start under hændelsens indstillinger.
Hvis adressefeltet viser flere forslag, skal du vælge det forslag, der passer bedst til hændelsen. Det sikrer, at kortet åbner på det rigtige område ved aktivering og ved senere kortmarkeringer.
Tidslinjer bruges til at organisere opgaver og parter i beredskabsplanen.
Vigtigt: Husk at gemme, inden du arbejder videre med tidslinjerne. Systemet har ikke autogem, og nye tidslinjer kan ikke bruges før planen er gemt.
Beredskabsplanen består typisk af en række parter med tilhørende opgaver og underopgaver.
Ved skarpe hændelser kendes ansvarlige og deadlines ofte ikke på forhånd. Disse felter kan derfor udfyldes under selve hændelsen. Ved planlagte øvelser, hvor dato og indhold er kendt på forhånd, kan ansvarlige og deadlines med fordel sættes allerede i beredskabsplanen.
Du kan tilføje følgende elementer til beredskabsplanen – vi anbefaler at disse tildeles under selve beredskabsplanen:
Vigtigt: Husk at gemme løbende – systemet har ikke autogem.
Under beredskabsplanen vises hvad den indeholder af opgaver, markeringer, afdelingers opgaver og tilknyttede personer.
På denne måde oprettes alle beredskabsplaner for organisationen.
På oversigtsniveau over beredskabsplaner er det nu muligt at tildele adgang til beredskabsplanen for forskellige adgangsgrupper i organisationen.
For at tilføje adgang til eksterne organisationer, skal du først sikre, at de er i samme overordnede organisation som din egen. Kontakt ASSIGN, hvis dette skal afklares eller opsættes. Eksterne organisationer bliver ikke vist i Notificer-modtagerfiltrene; de får adgang via tidslinje- og planadgang.
Herefter skal der oprettes en liaison – eller en forbindelsesofficer – i den organisation, du vil forbinde med. Dette gøres på adgangsgruppeniveau, både i din egen organisation og i den eksterne organisation.
Kun eksterne organisationer med opsat liaison vises senere som valg, når du tilføjer ekstern adgang. Hvis en forventet organisation mangler i listen, skal liaison-opsætningen kontrolleres først.
Den indledende opsætning af ASSIGN Krisestyring er nu gennemført.
Der kan tilføjes yderligere beredskabsplaner til forskellige hændelsestyper og afdelinger i organisationen. Følg samme fremgangsmåde som beskrevet i afsnit 4. Beredskabsplaner.
Næste del af manualen handler om den praktiske brug af ASSIGN Krisestyring under en aktiv hændelse.
Forudsætninger Du er logget ind i ASSIGN Krisestyring med en brugerkonto, der har rettigheder til at aktivere beredskabsplaner. Relevante beredskabsplaner, roller og tidslinjer er konfigureret af en administrator i forvejen. Se eventuelt administratormanualen for opsætning af organisationer, adgangsgrupper og beredskabsplaner.
ASSIGN Krisestyring bruges af flere roller med forskellige behov. Tabellen hjælper nye brugere med hurtigt at finde de afsnit, der passer til deres opgave i organisationen.
| Rolle | Skal typisk kunne | Læs især |
|---|---|---|
| Administrator | Oprette brugere, adgangsgrupper, tags, roller, logtyper og beredskabsplaner. | Opsætning, afsnit 2-5 |
| Kriseleder | Aktivere plan, følge situationsbilledet, træffe beslutninger, sende notifikationer og afslutte hændelsen. | Hændelsesafvikling, afsnit 3, 5, 6 og 7 |
| Logfører | Oprette og vedligeholde logs, sitrep, kortlogs, opgaver, ressourcer og notifikationer under hændelsen. | Hændelsesafvikling, afsnit 5 og 6 |
| Deltager | Se egne opgaver, ændre status, læse relevante logs og arbejde på de tidslinjer, brugeren har adgang til. | Hændelsesafvikling, afsnit 4 og 5 |
| Observatør | Læse situationsbilledet og eventuelt bruge evalueringsfilter uden at ændre hændelsen. | Hændelsesafvikling, afsnit 5 og 6.2 |
Når du logger ind, vises forsiden for din organisation. Her finder du de primære handlinger, du kan foretage.
Forsiden viser din organisations navn øverst samt fire handlingsknapper:
| Knap | Funktion |
|---|---|
| Aktiver beredskabsplan | Start aktivering af en eksisterende beredskabsplan. Bruges ved akutte og planlagte hændelser. |
| Opret hændelse | Opret en ny hændelse uden at tage udgangspunkt i en beredskabsplan. |
| Se tidligere hændelser | Tilgå arkiverede og afsluttede hændelser. |
| Administrer beredskabsplaner | Administrer og rediger organisationens beredskabsplaner (kræver adgang via adgangsgruppeniveau). |
Opret hændelse uden beredskabsplan Brug denne mulighed, hvis der skal oprettes en hændelse uden en foruddefineret plan. Formularen indeholder navn for indsats, hændelsestype, starttidspunkt og fase. Brug normalt Aktiver beredskabsplan, når der findes en relevant plan, fordi opgaver, roller, filer, kort og startnotifikationer så kan følge med fra planen.
I venstre side af skærmbilledet finder du en navigationsmenu. Menuen bruges primært til administration og opsætning og indeholder bl.a. følgende punkter:
| Menupunkt | Anvendelse |
|---|---|
| Krisestyring | Vend tilbage til forsiden med handlingsknapperne. |
| Hændelser | Oversigt over alle hændelser, du har adgang til — både aktive og afsluttede. |
| Adgangsgrupper | Administration af adgangsgrupper (kræver adgang til at redigere brugere). |
| Brugere | Oversigt og administration af brugere (kræver adgang til at redigere brugere). |
| Logtyper | Konfiguration af logtyper til kategorisering af registreringer (kræver adgang til at redigere logtyper). |
| Logskabeloner | Konfiguration af skabeloner til standardiseret logning (kræver adgang til at redigere logskabeloner). |
| Hændelsestyper | Konfiguration af de typer, hændelser kan kategoriseres under (kræver adgang til at redigere hændelsestyper). |
| Funktioner | Oplysningsfelter på brugere, f.eks. Stabsleder eller Kommunikationschef (kræver adgang til at redigere brugere). |
| Tags | Bruges til notifikationer under aktive hændelser (kræver adgang til at redigere brugere). |
| Roller | Bruges ved aktivering af beredskabsplaner til at knytte brugere til planen (kræver adgang til at redigere brugere). |
Ovenstående rettigheder styres på den enkelte adgangsgruppe.
Hændelser i venstremenuen Under "Hændelser" finder du alle hændelser, du har adgang til — både aktive og afsluttede. Adgangen styres af din tilknytning til adgangsgrupper. Får du adgang til en ny adgangsgruppe, vil du automatisk også få adgang til de hændelser, den pågældende gruppe har adgang til.
Hændelsesoversigten På siden Hændelser kan du filtrere på faserne Forberedende, Akut, Efterbehandling og Arkivering (Afsluttet). Klik Deltag for at åbne en hændelse, du har adgang til. Arkiverede hændelser kan også findes via Se tidligere hændelser.
Dette afsnit beskriver, hvordan du aktiverer en eksisterende beredskabsplan og opretter en hændelse på baggrund af den.
Klik på "Aktiver beredskabsplan" på forsiden. Du præsenteres for en oversigt over organisationens beredskabsplaner, grupperet i niveauer, grupper og/eller afdelinger.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Klik på "Aktiver beredskabsplan" på forsiden. |
| 2 | Vælg den relevante gruppe (f.eks. "HSE – Health, Safety, Environment") for at folde den ud. Fold eventuelt næste niveau ud, hvis nødvendigt. |
| 3 | Klik på den grønne knap 'Aktiver' ud for den specifikke beredskabsplan, du vil aktivere (f.eks. "Brand"). |
Tip: Fold ud / fold ind Brug knappen "Fold alle ud" for at se alle beredskabsplaner på én gang. Klik direkte på en gruppe for kun at se planerne i den pågældende gruppe.
Inden du aktiverer planen, kan du gennemse dens indhold: tidslinjer, roller og tilknyttede opgaver.
På skærmen ses:
Brug den blå tilbage-knap øverst til venstre, hvis du vil vælge en anden plan. Klik på "Begynd aktivering af beredskabsplan" — enten øverst til højre eller i bunden af skærmen — for at fortsætte.
Når du klikker på "Begynd aktivering af beredskabsplan", åbnes formularen "Opret beredskabshændelse". Herunder fremgår planens navn (f.eks. "Fra planen: Brand").
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Vælg den øverst ansvarlige fra listen over brugere i systemet. |
| 2 | Angiv mobilnummer (valgfrit). Feltet har ingen praktisk betydning for hændelsen ud over at være en oplysning. |
| 3 | Angiv SINE-nummer (valgfrit), hvis relevant for dit beredskab. SINE er det landsdækkende kommunikationsnetværk for beredskabspersonale. |
| 4 | Angiv placering af KST/KSN, hvis relevant. Feltet anvendes til at angive den fysiske placering af beredskabsledelsen. |
| 5 | Angiv hændelsens placering: klik "Indtast adresse" eller "Vælg på kort". Systemet foreslår automatisk organisationens registrerede adresse, hvis det er udfyldt i opsætningen. |
| 6 | Kontrollér "Navn for indsatsen" — dette er automatisk udfyldt med planens navn. Navnet kan ændres, hvis det er ønsket. |
| 7 | Vælg hændelsestype fra listen for at specificere hændelsen nærmere. |
| 8 | Kontrollér starttidspunkt og -dato (udfyldes automatisk til aktuel dato/tid, men kan ændres). |
| 9 | Kontrollér "Fase" — standardværdien er "Akut". |
Hændelsestypen bruges til at specificere hændelsen yderligere inden for rammerne af beredskabsplanen. Eksempel: En "Brand"-plan kan have hændelsestyperne "Brand i kemikaliebeholdning", "Brand på etagerne" osv. Vælg den type, der bedst beskriver den aktuelle situation.
Feltet SINE-nummer SINE (Sikkerhedsnettet) er Danmarks landsdækkende digitale radiokommunikationsnet for redningsberedskabet, politiet og sundhedsvæsenet. Nummeret bruges til at identificere SINE-nummeret på den ansvarlige under en hændelse. Feltet er kun relevant, hvis din organisation anvender SINE.
Inden du aktiverer beredskabsplanen, kan du vælge, hvem der skal modtage notifikationer og på hvilken kanal.
For hver bruger på listen kan du vælge:
Manglende telefonnumre Hvis en bruger ikke har et telefonnummer registreret i systemet, vil SMS- og opkaldsfunktionen ikke virke for den pågældende bruger. Kontakt din administrator for at få tilføjet telefonnumre til brugerprofiler.
Knappen "Aktiver beredskabsplan" vises i bunden af formularen, efter at de nødvendige felter er udfyldt.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Klik på "Aktiver beredskabsplan" i bunden af formularen. |
| 2 | Bekræft aktiveringen i pop-up'en: "Er du sikker på, du vil sætte beredskabsplanen i gang?" ved at klikke "Ja tak". |
| 3 | Læs beskeden om adgangsstyring og klik "OK". Husk at opsætte adgang på tidslinjerne. Læs mere i afsnit 4. |
Hvad sker der ved aktivering? Systemet opretter hændelsen og sender notifikationer til de i planen indsatte roller. Tidslinjerne for hændelsen aktiveres. En igangværende hændelse vises herefter øverst i menuen på alle skærmbilleder, hvis den er sat til Akut fase. Alle andre faser fremgår ikke under igangværende hændelser, men ligger under Hændelser i venstremenuen.
Umiddelbart efter aktivering bør du opsætte adgang til hændelsens tidslinjer, så de rette adgangsgrupper kan arbejde med dem.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Klik på "Adgang" ud for den tidslinje, du vil konfigurere (f.eks. "Facility Management"). |
| 2 | Gennemse de allerede tildelte rettigheder. |
| 3 | Klik på "Tilføj adgang" og vælg en adgangsgruppe (f.eks. "Admin", "IT & Drift" eller andre definerede adgangsgrupper). |
| 4 | Tildel rettigheder: "Læse", "Redigere" og/eller "Eksekvere". Redigerings- og eksekvéringsrettigheder hænger sammen — tildeles én, tildeles begge. |
| 5 | "Gem" adgangsindstillingerne og gentag for øvrige tidslinjer efter behov. |
| 6 | Tilføj eventuelt ekstern adgang fra bunden af adgangsskærmen. Kun eksterne organisationer med opsat liaison vises som valg. Klik "OK". |
Rettigheder på tidslinjer Læse: Brugeren kan se tidslinjens indhold og opgaver. Redigere: Brugeren kan oprette og redigere opgaver og logs. Eksekvere: Brugeren kan markere opgaver som udførte og ændre deres status. En bruger kan arbejde på en ikke-primær tidslinje og stadig markere, at en relevant post skal vises på primær tidslinje, hvis arbejdsgangen og rettighederne tillader det.
Husk: Adgang til primær tidslinje giver fuld adgang Tildeles en gruppe adgang til den primære tidslinje, opnår gruppen automatisk adgang til hele hændelsen. Tildel kun adgang til den primære tidslinje, når det er nødvendigt og tilsigtet. Feltet "Vis på primær tidslinje" på en log eller opgave er ikke det samme som at give gruppen fuld adgang til primær tidslinje.
Når en eller flere hændelser er aktiveret, vises den/de øverst i menuen under "Igangværende hændelse". Klik og vælg hændelse for at åbne den aktuelle hændelses oversigtsskærm.
Hvilken tidslinje du ser som standard, afhænger af, hvilke adgangsrettigheder din brugerkonto har. Er du tilknyttet den primære tidslinje, vises denne automatisk.
På Situationsbilledet kan du se og arbejde med hændelsens løbende dokumentation. Skærmen samler loglisten, kortet samt fanerne Resourcer, Opgaver og Filer.
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Situationsbilledet | Det samlede arbejdsoverblik i en aktiv hændelse. Her ses loglisten, kortet og fanerne Resourcer, Opgaver og Filer. |
| Loglisten | Viser observationer, beslutninger, handlinger, kortlogs, systemlogs og andre registreringer. Via Handlinger kan en post typisk vises, redigeres eller evalueres. |
| Opgaver | Opgaver fra beredskabsplanen og løbende opgaver vises her. De kan tildeles status, f.eks. Ikke læst, Behøver assistance, Igangværende, Gennemført eller Done/done. |
| Ressourcer | Ressourcer, der er bestilt, ankommet eller indsat under hændelsen. I brugerfladen kan fanen og knappen være vist som Resourcer eller Opret resource. |
| Filer | Fælles filer for hændelsen eller en bestemt tidslinje. Filer kan tilføjes løbende via Tilføj fil. |
| Kortvisning | Interaktivt kort med mulighed for standardkort, satellitkort, kortlag og filtrering på brugere, logtyper og tidslinjer. |
Øverst på Situationsbilledet ligger de vigtigste arbejdsknapper. Hvilke knapper du ser, afhænger af din adgang og af hændelsens opsætning.
| Knap | Bruges til |
|---|---|
| Indstillinger | Åbner hændelsens indstillinger, f.eks. ansvarlig, adresse, hændelsestype, evaluering og tidslinjeadgang. |
| Tidslinje | Åbner en kronologisk tidslinjevisning af hændelsens registreringer. |
| Opret | Opretter en almindelig logpost på den valgte tidslinje. |
| Opret af typen | Åbner menuen med egne logtyper og faste funktioner som Sitrep, Kort, Notificer og Vælg fase. |
| Tegn på kort | Starter oprettelse af en kortmarkering direkte fra Situationsbilledet. |
| Skift Tidslinje | Skifter mellem de tidslinjer, du har adgang til. |
| Filtre | Filtrerer loglisten, f.eks. på logtyper og brugere. |
| Kort | Åbner hændelsens samlede kortside med kortlag og filtre. |
Tidslinjevisning Tidslinje-knappen åbner en mere kronologisk visning af hændelsen. Her kan du tilføje en log, skifte tidslinje og åbne Links, Opgaver, Filer og Kort. Links viser links fra beredskabs- og delplaner, hvis de findes for objektet eller området. Opgaver åbner en samlet opgavevisning med statusfelter.
Når du klikker på Opret af typen i en aktiv hændelse, kan menuen indeholde både organisationens egne logtyper og faste funktioner i ASSIGN Krisestyring. Det er vigtigt at skelne mellem dem: logtyper oprettes og navngives af kunden, mens de faste funktioner åbner særlige formularer eller handlinger.
| Type i menuen | Hvad betyder den? | Typisk bruges til |
|---|---|---|
| Organisationens egne logtyper | Logtyper som kunden selv opretter og navngiver. Fakta, Beslutning og Handling er typiske eksempler, men organisationen kan vælge andre navne. | Almindelig dokumentation, observationer, beslutninger, handlinger og andre registreringer, der passer til organisationens arbejdsgang. |
| Sitrep | Fast funktion til en struktureret situationsrapport. | Situation, tilskadekomne, skader, iværksatte handlinger, kommunikation og plan for 0-24, 24-72 og 72+ timer. |
| Eksterne resourcer | Fast funktion til registrering af eksternt materiel, mandskab eller organisationer. I forklarende tekst bruges den korrekte stavning ressourcer. | Organisation, materielbeskrivelse, antal, navne, kontaktoplysninger, mobilnummer og eventuelt SINE-nummer. |
| Kort | Fast funktion til at oprette en log med geografisk markering. | Markering af områder, mødesteder, afspærringer, indsatszoner eller andre lokationer på kortet. |
| Notificer | Fast funktion til at sende SMS, e-mail eller automatisk opkald under en aktiv hændelse. | Målrettet orientering til enkeltpersoner, grupper eller tags uden at genaktivere hele beredskabsplanen. |
| Vælg fase | Fast funktion til at ændre hændelsens fase. | Skift mellem faser, f.eks. akut håndtering, efterbehandling eller arkivering, når hændelsen skal afsluttes. |
| Opret ny | Opretter en manuel log uden at vælge en særlig fast funktion. | En almindelig registrering med navn, beskrivelse, handling og tidspunkt. |
Kundens egne logtyper kan variere fra organisation til organisation. Fakta, Beslutning og Handling er eksempler.
| Fælles felt | Betydning |
|---|---|
| Må offentliggøres | Markerer om logpostens indhold må indgå i materiale, der kan deles uden for den snævre hændelseshåndtering. Vælg kun Ja, hvis indholdet er egnet til deling efter organisationens regler. |
| Vis på primær tidslinje? | Bestemmer om posten også vises på den primære tidslinje. Brug Ja, når posten er vigtig for det samlede situationsbillede. Brug Nej, når posten kun er relevant for den valgte tidslinje. |
| Tidspunkt | Angiver hvornår observationen, beslutningen eller handlingen hører til. Kontrollér feltet ved bagudrettet logning. |
Opgaverne på tidslinjen er hentet fra beredskabsplanen og repræsenterer de handlinger, der skal udføres under hændelsen.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Find opgaven på Situationsbilledet. Opgaver markeres med farve ud fra status (grå = "Ikke læst", gul = "Igangværende", grøn = "Gennemført"). |
| 2 | Skift status til "Igangværende", når opgaven er påbegyndt. |
| 3 | Skift status til "Gennemført", når opgaven er afsluttet. |
| 4 | Klik på "Handlinger" ud for opgaven, og vælg den relevante handling. Typiske valg er Arkiver, Vis, Rediger, Flyt eller Fjern. |
Over opgavelisten kan du filtrere på status. Filtrene hjælper især ved større hændelser, hvor en tidslinje kan indeholde mange opgaver.
| Statusfilter | Bruges til |
|---|---|
| Ikke læst | Opgaver der endnu ikke er åbnet eller behandlet af den ansvarlige. |
| Behøver assistance | Opgaver hvor den ansvarlige har brug for hjælp, afklaring eller ekstra ressourcer. |
| Igangværende | Opgaver der er påbegyndt, men endnu ikke afsluttet. |
| Gennemført | Opgaver der er markeret som udført. |
| Done/done | Opgaver der er helt afsluttet og eventuelt kontrolleret, hvis organisationen anvender denne arbejdsgang. |
| Har deadline | Opgaver hvor der er sat en tidsfrist. |
| Har overskredet deadline | Opgaver hvor fristen er passeret, og der bør følges op. |
Opgaver i tidslinjevisningen Når du står i den kronologiske Tidslinjevisning, kan knappen Opgaver åbne en samlet opgavedialog. Her kan opgaver ses sammen med prioritet, opslagstidspunkt, beskrivelse og statusvalg.
Fjernelse og arkivering af opgaver Brug "Arkiver", når opgaven skal flyttes væk fra den aktive opgaveliste, men stadig bevares som en del af hændelsen. Brug "Fjern" med stor omtanke. Fjernelse kan ikke fortrydes, og opgaven kan ikke genskabes fra tidslinjen.
Ud over de opgaver, der følger med beredskabsplanen, kan der oprettes nye løbende opgaver under en aktiv hændelse. Det bruges, når der opstår nye behov, afklaringer eller handlinger, som skal tildeles og følges på tidslinjen.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn Situationsbilledet og vælg fanen "Opgaver". |
| 2 | Klik på "Opret opgave". |
| 3 | Vælg hvilken tidslinje opgaven skal knyttes til. |
| 4 | Vælg eventuelt en opgaveansvarlig bruger fra listen. |
| 5 | Vælg eventuelt opgavetype og status. Status kan f.eks. være Ikke læst, Behøver assistance, Igangværende, Gennemført eller Done/done. |
| 6 | Udfyld navn og beskrivelse, så opgaven kan forstås af modtageren. |
| 7 | Angiv eventuelt deadline, tidspunkt, prioritet og markering på kort. |
| 8 | Klik "Gem". |
Opgaveansvarlig bruger Vælges en ansvarlig bruger, knyttes opgaven til den pågældende person. Hvis formularen viser mulighed for email eller sms, og kontaktoplysningerne er udfyldt på brugeren, kan opgaven også notificeres ved oprettelse.
Filer er ikke kun noget, der kan ligge klar på beredskabsplanen. Under en aktiv hændelse kan filer også tilføjes løbende i hændelsens fælles filområde eller vedhæftes direkte på en konkret logpost.
| Område | Anvendelse |
|---|---|
| Fælles filområde | Brug fanen "Filer" på Situationsbilledet til filer, der hører til hændelsen som helhed eller til en bestemt tidslinje. |
| Filer på den enkelte log | Brug feltet "Upload filer" på logformularen, når filen dokumenterer den konkrete observation, beslutning, handling eller kortmarkering. |
| Filer fra beredskabsplanen | Filer, der er vedhæftet beredskabsplanen under opsætning, kan være tilgængelige, når planen aktiveres som hændelse. |
| Mobil og billeder | På mobil kan uploadfeltet typisk bruges til at vælge et eksisterende billede eller tage et nyt billede med kameraet. Det afhænger af telefon, browser og tilladelser. |
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn den aktive hændelse og gå til Situationsbilledet. |
| 2 | Vælg fanen "Filer". |
| 3 | Klik på "Tilføj fil". |
| 4 | Vælg hvilken tidslinje filen skal knyttes til. |
| 5 | Vælg filen i feltet "Upload fil". |
| 6 | Angiv et tydeligt navn og gem filen. |
Vigtigt: Hvis filen hører direkte til en bestemt log, bør den vedhæftes på selve logposten i feltet "Upload filer". Det gør det lettere at forstå, hvilken registrering filen dokumenterer.
Hvis brugeren ikke kan se "Filer", "Tilføj fil" eller "Upload filer", skyldes det typisk placering i systemet, rettigheder på tidslinjen, filtype, browser eller enhed. Kontakt egen administrator eller ASSIGN support med oplysninger om hændelse, tidslinje, filtype, browser/enhed og eventuel fejltekst.
Ressourcer bruges til at holde overblik over personer, materiel, enheder eller udstyr, der er relevante for hændelsen. Det kan f.eks. være mandskab, køretøjer, pumper, generatorer, afspærringsmateriel eller andre kapaciteter.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn Situationsbilledet og vælg fanen "Resourcer". |
| 2 | Klik på "Opret resource". |
| 3 | Vælg hvilken tidslinje ressourcen knyttes til. |
| 4 | Giv ressourcen et navn (f.eks. "Paramediciner", "Pumpe" eller "Afspærringsmateriel"). |
| 5 | Vælg status og tilføj eventuelt en note. |
| 6 | Klik "Gem". |
| 7 | For at opdatere status: Klik "Rediger" ud for ressourcen, ændr status og klik "OK". |
| Status | Forklaring |
|---|---|
| Bestilt | Ressourcen er rekvireret eller bestilt, men er endnu ikke ankommet. |
| Ankommet | Ressourcen er ankommet og er klar til at blive disponeret. |
| Indsat | Ressourcen er aktivt sat ind i hændelsen. |
| Afgået fra skadestedet | Ressourcen er ikke længere indsat på skadestedet og er afgået. |
Ressourcer og "Eksterne resourcer" er ikke det samme. Ressourcer er den løbende ressourceliste i hændelsen. "Eksterne resourcer" i menuen "Opret af typen" er en fast logtype til mere detaljeret registrering af eksternt materiel, organisation, antal, navne, kontaktoplysninger og eventuelle filer.
Har du adgang til flere tidslinjer under hændelsen, kan du skifte imellem dem på Situationsbilledet. Vælg den ønskede tidslinje fra oversigten for at se dens specifikke indhold og opgaver.
Kortvisningen giver et geografisk overblik over hændelsesområdet. Her kan du både vælge korttype, slå kortlag til og filtrere de markeringer, der vises på kortet.
| Kortlag | Kan bruges til |
|---|---|
| Redningsnummer strand | Identifikation af relevante redningspunkter ved strand, havn eller rekreative områder. |
| Topografisk kort | Overblik over terræn, veje, vandløb, bygninger og adgangsforhold. |
| Matrikelskel | Afklaring af matrikler, ejendomsgrænser og berørte områder. |
| Husnumre | Hurtigere orientering ved evakuering, adgangsveje og borgerkontakt. Vises først ved højt zoomniveau. |
| Højdekurver | Vurdering af terræn, vandets forventede bevægelse og lavtliggende områder. |
| Vindmøller | Orientering om høje tekniske installationer og mulige adgangs- eller sikkerhedsforhold. |
| Høj bebyggelse | Overblik over højere bygninger og mulige orienteringspunkter i området. |
| Højspændingsledninger | Vurdering af særlige risici og sikkerhedsafstande i indsatsområdet. |
| Jernbane | Vurdering af påvirkning på transport, adgangsveje og sikkerhedsafstande. |
| Filter eller valg | Bruges til |
|---|---|
| Korttype | Skift mellem Standard og Satellit. |
| Brugere | Vis markeringer eller logs fra bestemte brugere. |
| Logtyper | Vis kun bestemte typer af logposter eller kortmarkeringer. |
| Tidslinjer | Vis kortindhold fra bestemte tidslinjer. |
| Automatisk opdatering | Kan holde kortet opdateret automatisk hvert 30. sekund. |
| Valgte kortlag | Viser hvilke kortlag der aktuelt er slået til. |
En kortlog bruges, når en observation, beslutning eller handling skal knyttes til et geografisk område. Det kan f.eks. være et oversvømmet område, en afspærring, et mødested, en indsatszone eller et område, der skal rekognosceres.
Eksempel: Under en stormflods- eller oversvømmelseshændelse kan Beredskabet oprette en kortlog for et fiktivt ramt område ved Jyllinge Nordmark. Loggen dokumenterer både den operative vurdering og den geografiske afgrænsning.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn den aktive hændelse, og vælg den tidslinje, loggen skal oprettes på. |
| 2 | Klik på Opret af typen og vælg Kort. Hvis knappen Tegn på kort vises direkte på siden, kan den også bruges. |
| 3 | Søg efter adressen eller området i kortvinduet. Brug eventuelt tastaturet: skriv adressen, tryk pil ned, og tryk Enter for at vælge første adresseforslag. |
| 4 | Vælg det relevante tegneværktøj. Brug cirkelværktøjet, når du vil markere et omtrentligt påvirket område. Klik først i centrum af området og klik derefter på cirklens yderkant for at angive radius. |
| 5 | Klik Gem i kortvinduet. Korttegningen vises nu i logformularen. |
| 6 | Udfyld loggens titel og beskrivelse. Brug en titel, der kan forstås i logoversigten, f.eks. Fiktivt ramt område - Jyllinge Nordmark. |
| 7 | Klik Gem. Loggen vises herefter i tidslinjen som Markering på kort, og markeringen kan ses i kortvisningen. |
Forslag til logtekst:
Kortmarkering oprettet i Beredskabets tidslinje. Cirklen viser et fiktivt påvirket område ved Jyllinge Nordmark, hvor der er behov for rekognoscering, mulig afspærring og prioriteret borgerkontakt.
Under en aktiv hændelse kan en bruger sende en målrettet notifikation direkte fra Situationsbilledet. Funktionen bruges, når en gruppe eller enkelte modtagere skal orienteres uden at genaktivere hele beredskabsplanen. Modtagere kan findes via roller, adgangsgrupper, tags eller direkte søgning.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn hændelsen i Situationsbilledet, og vælg den tidslinje, notifikationen skal dokumenteres på. |
| 2 | Klik på Opret af typen og vælg Notificer. |
| 3 | Udfyld Beskrivelse og eventuelt Handling foretaget, så logposten kan forstås i hændelsesforløbet. |
| 4 | Vælg type: SMS, E-Mail eller Automatisk opkald. |
| 5 | Udfyld beskedindholdet. Ved E-Mail skal både Emne og Besked udfyldes, før mailen kan sendes. Ved Automatisk opkald udfyldes Start besked og Slut besked. |
| 6 | Klik på Find i området Vælg modtagere. Vælg derefter Via roller, Via adgangsgrupper, Via tags eller Direkte søgning. |
| 7 | Vælg en eller flere poster i det åbne vindue. Brug Vælg alle, hvis hele resultatlisten skal modtage beskeden, og klik Tilføj modtagere. |
| 8 | Kontrollér knappen Valgte modtagere (antal). Åbn den, hvis du skal fjerne enkelte modtagere, før notifikationen sendes. |
| 9 | Kontrollér tidspunkt og om posten skal vises på primær tidslinje, og klik derefter Gem. |
Ved automatisk opkald læses startbeskeden op, når modtageren besvarer opkaldet. Slutbeskeden læses op, når modtagerens sidste indtastning er foretaget. Brug korte og handlingsorienterede tekster, og sørg for at eventuelle tastetryk forklares tydeligt.
| Felt | Betydning |
|---|---|
| Start besked | Den besked modtageren hører, når opkaldet besvares. |
| Slut besked | Den besked modtageren hører, når sidste indtastning er foretaget. |
| Opret opkaldsinput titler | Åbner felter, hvor du kan beskrive hvad tast 0-9 betyder. |
| Tast 0-9 | Brug kun de taster, der er forklaret i startbeskeden. Lad øvrige felter stå tomme. |
Modtagerlisten samles på knappen "Valgte modtagere (antal)". Den samme bruger tilføjes kun én gang, selv om brugeren findes via flere veje, f.eks. både en rolle og en adgangsgruppe. Eksterne organisationers brugere vises ikke i disse modtagerfiltre; de håndteres via ekstern adgang og liaison.
SMS og automatisk opkald kræver, at modtageren har telefonnummer registreret. Automatisk opkald kræver desuden, at organisationen har slået Tillad automatisk opkald til. Hvis en kanal ikke vises i feltet Type, skyldes det normalt organisationsopsætning eller manglende rettighed.
Ved E-Mail skal både emnefeltet og beskedfeltet udfyldes. Hvis et af felterne mangler, bliver mailen ikke afsendt.
Knappen Indstillinger på en aktiv hændelse åbner hændelsens samlede opsætning. Her kan hændelsen justeres undervejs, og her styres også tidslinjerne og adgangen til dem.
| Område | Bruges til |
|---|---|
| Øverste ansvarlige | Vælg den bruger, der står som øverste ansvarlige for hændelsen. |
| Mobilnummer og SINE-nummer | Supplerende kontaktoplysninger, hvis de er relevante for organisationens beredskab. |
| Placering af KST/KSN | Angiv hvor krisestaben eller kommandostationen er placeret, hvis det er relevant. |
| Navn for indsats | Ret hændelsens navn, hvis indsatsen skal beskrives mere præcist. |
| Adresse eller Vælg på kort | Angiv eller ændr hændelsens placering, så kortet åbner det rigtige sted. |
| Hændelsestype | Vælg en eller flere typer, der beskriver hændelsen nærmere. |
| Starttidspunkt | Kontrollér eller ret tidspunktet for hændelsens start. |
| Kritisk information | Skriv den korte information, der skal være synlig for brugerne i hændelsen. |
| Skjul oprettelse/redigering af evalueringer | Styr om brugere kan oprette og redigere evalueringer på logposter. |
Tidslinjer under Indstillinger Nederst på siden kan der oprettes og redigeres tidslinjer. For hver tidslinje kan du vælge, om nye logs som standard skal have "Vis på primær tidslinje?" sat til Ja eller Nej. Knappen Adgang bruges til at give interne adgangsgrupper eller eksterne organisationer rettigheder til tidslinjen.
Adgang til primær tidslinje giver i praksis adgang til hele hændelsen. Giv derfor kun adgang til primær tidslinje, når gruppen reelt skal kunne se det samlede hændelsesbillede. Eksterne organisationer vises kun som valg, hvis liaison er opsat.
Systemet opretter automatisk logs for centrale hændelser, f.eks. afsendte notifikationer og ændringer i hændelsens status. Disse logs er synlige på tidslinjen og i Situationsbilledet.
Skel mellem tre typer poster: Automatiske logs oprettes af systemet, når der sker noget i hændelsen. Organisationens egne logtyper oprettes og navngives af kunden. Faste opret-typer, f.eks. Sitrep, Eksterne resourcer, Kort og Notificer, åbner særlige formularer med felter til bestemte arbejdsgange.
Ud for hver log er der en knap med tre funktioner:
| Knap | Funktion |
|---|---|
| Vis | Se detaljer for den pågældende post i loggen. |
| Rediger | Tilføj eller ret oplysninger i loggen. |
| Evaluering | Knyt en evalueringsstatus til posten (Optimalt, Acceptabelt, Uhensigtsmæssigt) og tilknyt en begrundelse. Se arbejdsgangen i afsnit 6.2. |
Evalueringsmodulet bruges til at knytte en vurdering og en begrundelse til en eksisterende logpost. Funktionen er især relevant ved øvelser, debriefing og efterfølgende læring, hvor beslutninger, handlinger eller centrale observationer skal vurderes systematisk.
Evaluering er ikke en selvstændig logtype. Den oprettes fra en eksisterende logpost via Handlinger og gemmes som en vurdering på netop den post.
Evaluering kan slås til eller fra på den enkelte hændelse under Indstillinger.
| Indstilling | Betydning |
|---|---|
| Skjul oprettelse/redigering af evalueringer = Ja | Brugerne kan ikke oprette eller redigere evalueringer på hændelsens logposter. |
| Skjul oprettelse/redigering af evalueringer = Nej | Evalueringsfunktionen er synlig. Brugere med relevant adgang kan evaluere logposter. |
Når evalueringsfunktionen er synlig, vises Evaluerings filter over loglisten. Filteret kan bruges til at finde poster, der er vurderet som Optimalt, Acceptabelt eller Uhensigtsmæssigt.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Åbn den aktive hændelse og vælg den relevante tidslinje. |
| 2 | Find den logpost, der skal evalueres. Det kan f.eks. være en beslutning, en handling, en observation eller en automatisk log. |
| 3 | Klik på Handlinger ud for logposten og vælg Evaluering. |
| 4 | Gennemse eventuelle eksisterende evalueringer på posten. Klik Tilføj for at oprette en ny evaluering. |
| 5 | Klik Vælg Evaluering og vælg Optimalt, Acceptabelt eller Uhensigtsmæssigt. |
| 6 | Udfyld Beskrivelse med den faglige begrundelse for vurderingen. |
| 7 | Klik Gem. |
| 8 | Brug efterfølgende Evaluerings filter på Situationsbilledet til at finde poster med bestemte vurderinger. |
Brug vurderingerne ensartet:
| Vurdering | Bruges typisk når |
|---|---|
| Optimalt | Beslutningen eller handlingen understøttede hændelseshåndteringen tydeligt, blev udført rettidigt og skabte god koordinering. |
| Acceptabelt | Beslutningen eller handlingen virkede, men der er læringspunkter, forsinkelser eller forhold, som bør forbedres. |
| Uhensigtsmæssigt | Beslutningen eller handlingen skabte uklarhed, forsinkelse, forkert prioritering eller behov for ændret procedure. |
Beskrivelse er obligatorisk. Skriv kort, konkret og læringsorienteret, f.eks. hvorfor beslutningen blev vurderet som acceptabel, og hvad organisationen bør tage med til næste hændelse eller øvelse.
Under en aktiv hændelse er sporbarhed vigtig. Brugeren skal kunne se, hvad der er oprettet, ændret, vurderet eller afsluttet, så hændelsen kan dokumenteres og gennemgås efterfølgende.
Når brugeren åbner Vis på en logpost eller en opgave, vises en lille blå knap med dokumentikon i toppen af visningsvinduet. Knappen åbner Changelog for den valgte post og viser de registrerede versioner.
| Område | Hvad bør brugeren vide? |
|---|---|
| Logposter | Logposter kan vises, redigeres og evalueres via Handlinger. I Vis-vinduet giver den blå Changelog-knap adgang til versionshistorikken for den konkrete logpost. |
| Opgaver | Opgaver kan vises via Opgaver-fanen eller opgaveloggen. I Vis-vinduet har opgaven samme blå Changelog-knap. Historikken kan vise flere versioner, f.eks. version 0 ved oprettelse og version 1 efter statusændring. |
| Efterfølgende gennemgang | Changelog kan bruges ved debriefing, dokumentation og læring, fordi ændringer kan kobles til bruger og tidspunkt. |
Skriv ændringer tydeligt. Når en logpost eller opgave ændres, bør teksten være konkret og faglig. Skriv hvad der er ændret, hvorfor det er ændret, og hvilken betydning ændringen har for den videre håndtering.
Når hele hændelsen er håndteret og alle opgaver er afsluttet, kan hændelsen lukkes og arkiveres. Dette kan kun gøres fra den primære tidslinje.
| Trin | Handling |
|---|---|
| 1 | Gå til den igangværende hændelse ved at klikke på den i toppen af menuen. |
| 2 | Find og klik på "Opret af typen" på hændelsens oversigtsskærm, og vælg her "Vælg fase". |
| 3 | Vælg "Arkivering (Afsluttet)", hvorved hændelsen flyttes til arkivet. Husk beskrivelse og eventuelle noter om foretagne handlinger. |
| 4 | Bekræft valget. Hændelsen afsluttes og fjernes fra listen over igangværende hændelser. |
Faser i ASSIGN Krisestyring Akut: Den aktive, akutte håndtering af hændelsen. Forberedende: Hændelsen er i forberedende fase og kan bruges, hvis man ved, at en hændelse er nært forestående, f.eks. kraftig storm. Efterbehandling: Hændelsen er under afsluttende behandling og erfaringsopsamling. Arkivering (Afsluttet): Hændelsen afsluttes og flyttes til arkivet under "Se tidligere hændelser".
Afsluttede hændelser Arkiverede hændelser kan tilgås via forsiden under "Se tidligere hændelser". Alle logs, opgaver og ressourcer bevares i arkivet til dokumentation og erfaringsopsamling.
| Begreb | Forklaring |
|---|---|
| Adgangsgruppe | En gruppe af brugere med ens rettigheder til beredskabsplaner, tidslinjer og funktioner i systemet. Kan også bruges som søgevej til interne modtagere i Notificer. |
| Beredskabsplan | En foruddefineret handlingsplan, der beskriver, hvad der skal gøres ved en bestemt type hændelse. |
| Changelog | Versionshistorik for en logpost eller opgave. Viser registrerede versioner, ændret af og tidspunkt for ændringen. |
| Eksekvere | Rettighed til at markere opgaver som udførte og ændre opgavestatus. |
| Eksterne ressourcer | Fast opret-type til registrering af eksternt materiel, mandskab eller organisationer. I brugerfladen kan betegnelsen være stavet Eksterne resourcer. |
| Fase | Hændelsens aktuelle stadie: Akut, Forberedende, Efterbehandling eller Arkivering (Afsluttet). |
| Funktion | Oplysningsfelt på en brugerprofil, der angiver brugerens funktion i organisationen, f.eks. Stabsleder eller Kommunikationsansvarlig. |
| Hændelse | En konkret episode, der kræver krisestyring og håndtering via systemet. |
| Hændelsestype | Kategori for en hændelse, f.eks. Brand, Stormflod, IT-sikkerhed eller Øvelse. |
| KSN | Kommandostation — en bredere koordineringsenhed, der kan aktiveres ved større hændelser. |
| Kortlog | En logpost med en geografisk markering, f.eks. en cirkel, markør eller tegning på kortet. Bruges til at dokumentere områder, lokationer eller indsatszoner under en hændelse. |
| Krisestab | Den gruppe af nøglepersoner, der leder håndteringen af en hændelse. |
| KST | Kommandostade — den fysiske eller virtuelle stab, der koordinerer krisehåndteringen. |
| Logskabelon | En formular med foruddefinerede felter, der sikrer ensartet registrering under en hændelse. |
| Logtype | Kategori for en log-post, f.eks. Fakta, Beslutning, Handling eller Kommunikation. |
| Notificer | Fast systemfunktion i en aktiv hændelse, hvor brugeren kan sende SMS, E-Mail eller automatisk opkald til valgte modtagere fundet via roller, adgangsgrupper, tags eller direkte søgning. |
| Opret af typen | Menu i en aktiv hændelse, hvor brugeren kan vælge kundens egne logtyper eller faste funktioner som Sitrep, Kort og Notificer. |
| Ressource | En person, enhed eller stykke udstyr, der anvendes eller er tilkaldt under en hændelse. |
| Rolle | Bruges ved aktivering af beredskabsplaner til at udsende SMS, Email eller taleopkald til rette personale. Kan også bruges som søgevej i Notificer under en aktiv hændelse. |
| SINE | Sikkerhedsnettet — Danmarks landsdækkende digitale radiokommunikationsnet for beredskabspersonale. |
| Sitrep | Struktureret situationsrapport, der samler status, konsekvenser, iværksatte handlinger, kommunikation og plan for de næste tidsperioder. |
| Situationsbilledet | Tidslinjeskærmen, der viser den løbende dokumentation af logs, kort, opgaver og ressourcer under en hændelse. |
| Tag | Mærkat på en brugerprofil, der bruges til at sende målrettede notifikationer under en aktiv hændelse. |
| Tidslinje | En struktureret oversigt over opgaver, logs og ressourcer tilknyttet en hændelse eller afdeling. |
ASSIGN Krisestyring
Find den opgave, du står med, og åbn guiden. Hver guide viser forberedelse, trin og afsluttende kontrol, så du hurtigt kan komme sikkert gennem arbejdsgangen.
Klik på Aktiver beredskabsplan på forsiden, og fold planoversigten ud, indtil du finder den relevante plan.
Kontrollér planens tidslinjer, roller og opgaver, før du går videre til selve aktiveringen.
Vælg ansvarlig bruger, angiv relevante kontaktoplysninger, vælg adresse eller kortplacering, kontrollér navn, hændelsestype, starttidspunkt og fase.
Aktivér hændelsen, og kontrollér derefter at den vises det rigtige sted i systemet.
Gå til hændelsens tidslinjeadgang og giv de relevante adgangsgrupper adgang til de tidslinjer, de skal arbejde på.
Åbn den aktive hændelse, og gå til området hvor adgang til tidslinjer redigeres.
Vælg den tidslinje, der skal gives adgang til, for eksempel primær tidslinje eller en faglig tidslinje.
Tilføj den relevante adgangsgruppe og vælg rettighederne for gruppen.
Hvis en ekstern organisation skal kobles på hændelsen, vælges den via den opsatte liaison-gruppe.
Gem ændringerne og kontrollér, at adgangsgruppen står på den rigtige tidslinje med de rigtige rettigheder.
Åbn Opret af typen og vælg Notificer. Udfyld overskrift og beskedtekst.
Vælg om beskeden skal sendes som SMS, E-Mail, automatisk opkald eller flere kanaler.
Brug Find-menuen til at tilføje modtagere direkte eller via roller, funktioner, adgangsgrupper eller tags.
Åbn modtageroversigten og fjern eventuelle personer, der ikke skal have beskeden.
Send notifikationen og kontrollér efterfølgende, at den er oprettet på den relevante tidslinje.
Stå på den tidslinje, hvor registreringen skal oprettes, eller vælg den i oprettelsesdialogen.
Åbn Opret af typen og vælg den logtype, der passer til registreringen.
Skriv titel og beskrivelse. Brug eventuelle skabelonfelter, hvis logtypen er bygget som en logskabelon.
Vælg om loggen skal vises på primær tidslinje, hvis funktionen er relevant for registreringen.
Gem loggen og kontrollér, at den vises korrekt på den ønskede tidslinje.
Klik på Opret opgave eller vælg opgavefunktionen fra oprettelsesområdet.
Skriv en kort titel og en tydelig beskrivelse af, hvad der skal gøres.
Tildel opgaven til den relevante tidslinje og vælg eventuelt en ansvarlig bruger.
Udfyld status, prioritet og deadline, hvis det giver mening for opgaven.
Vælg SMS eller E-Mail, hvis den ansvarlige skal orienteres direkte om den nye opgave.
Gem opgaven og følg status på tidslinjen eller i opgavelisten.
1Vælg ikon
2Vælg farve
3Vælg markeringsværktøj
Vælg Kort fra Opret af typen, eller brug knappen Tegn på kort, hvis den vises direkte på siden.
Start i toppen af kortvinduet. Vælg først ikon, og vælg derefter stregfarve og eventuel fyldfarve, hvis markeringen skal tegnes som linje, firkant, polygon eller cirkel.
Vælg derefter værktøjet på kortets værktøjslinje. Brug Placer markør til et punkt, Tegn linje til en rute, Tegn firkant eller Tegn polygon til et område, og Tegn cirkel til et omtrentligt påvirket område.
Klik på kortet for at sætte markeringen. Ved cirkel klikker du først i centrum og derefter på cirklens yderkant. Ved linje eller polygon klikker du de punkter, der skal tegne forløbet eller området.
Udfyld titel og beskrivelse, så andre forstår, hvad kortmarkeringen betyder.
Vælg om kortloggen skal vises på primær tidslinje, hvis den er relevant for fælles situationsbillede.
Gem kortloggen og kontrollér, at markering, titel og tekst vises korrekt.
Brug fanen Filer på Situationsbilledet til fælles filer for hændelsen. Brug feltet Upload filer på en log, hvis filen dokumenterer en konkret observation, beslutning, handling eller kortmarkering.
Åbn den aktive hændelse, gå til Situationsbilledet, vælg fanen Filer og klik på Tilføj fil.
Vælg hvilken tidslinje filen skal knyttes til, vælg filen i Upload fil, angiv et tydeligt navn og gem.
Når du opretter eller redigerer en log, kan du bruge feltet Upload filer til at vedhæfte et billede, en PDF eller et andet relevant bilag direkte på logposten.
Kontrollér at filen er gemt det rigtige sted, og at andre med relevant adgang kan forstå sammenhængen ud fra navn, logtekst eller tidslinje.
Åbn Situationsbilledet, vælg fanen Resourcer og klik på Opret resource.
Vælg hvilken tidslinje ressourcen skal knyttes til.
Giv ressourcen et navn og tilføj en kort note, hvis der er behov for kontekst.
Sæt status til Bestilt, Ankommet, Indsat eller Afgået fra skadestedet og gem.
Klik Rediger ud for ressourcen, ændr status og gem, når ressourcen ændrer tilstand.
Brug tidslinjeskifteren øverst i hændelsen til at se de tidslinjer, du har adgang til.
Vælg den tidslinje, du vil åbne.
Læs eksisterende indhold eller opret nye logs, opgaver og ressourcer, hvis du har rettighed til det.
Skift tilbage til primær tidslinje, når du skal følge det fælles situationsbillede.
Gennemgå logs, opgaver og beslutninger, der kan være relevante for evalueringen.
Brug evalueringsfunktionen på den relevante logpost eller beslutning.
Brug evalueringsfilteret til at se de elementer, der er markeret til evaluering.
Brug de markerede elementer som grundlag for erfaringsopsamling og forbedringer.
Kontrollér situationsbillede, tidslinjer, åbne opgaver, ressourcer og eventuelle evalueringsmarkeringer.
Skift hændelsens fase til Efterbehandling, hvis der stadig arbejdes med afsluttende dokumentation og læring.
Når hændelsen er færdigbehandlet, skiftes den til Arkivering eller Afsluttet efter organisationens arbejdsgang.
Find hændelsen i oversigten over tidligere hændelser og kontrollér, at den kan åbnes som forventet.
Gå til Brugere i venstremenuen og vælg oprettelse af ny bruger.
Udfyld navn, brugernavn og relevante kontaktoplysninger.
Opret password efter organisationens krav.
Vælg relevante adgangsgrupper, tags og roller direkte på brugeren.
Gem brugeren og kontrollér, at adgangsgrupper, tags og roller står korrekt.
Gå til Adgangsgrupper og opret en ny gruppe eller redigér en eksisterende.
Tildel rettigheder til de dele af systemet, gruppen skal kunne bruge.
Tilføj de brugere, der skal have gruppens adgang.
Gennemgå gruppens samlede adgang, før du gemmer eller afslutter.
Opret beredskabsplanen med navn, placering i planstrukturen og relevant adresse eller kortgrundlag.
Opret de tidslinjer, der skal bruges til at adskille fælles overblik og faglige spor.
Tilknyt relevante roller, så systemet kan sende notifikationer til de rette personer ved aktivering.
Opret de opgaver, der med fordel kan ligge klar i planen.
Gennemse hele planen, før den bruges til aktivering.
Oversigten viser, hvilke arbejdsgange fanen dækker i denne udgave, og hvad der kan udbygges senere.
| Status | Arbejdsgange |
|---|---|
| Dækket i denne udgave | Aktivering af beredskabsplan, tidslinjeadgang, notifikationer, logs, løbende opgaver, kortlogs, ressourcer, tidslinjeskift, evaluering og afslutning. |
| Dækket i opsætning | Brugere, adgangsgrupper og beredskabsplaner. |
| Kan udbygges senere | Flere kundespecifikke logtyper, avanceret planeditor, liaisonflows og særskilte øvelsesforløb. |
Support og opdateringer
Her kan du sende bemærkninger til selve manualen og se korte nyheder om ændringer i manualen.
Dette område er kun beregnet til bemærkninger, rettelser og kommentarer til manualen. Det er ikke beregnet til ønsker, ændringsforslag eller fejlmeldinger til selve ASSIGN Krisestyring-platformen.
Skriv ikke telefonnummer, CPR-nummer, helbredsoplysninger, følsomme oplysninger eller konkrete hændelsesdata. Når du trykker Send, kan du vælge standard mailprogram, Gmail eller Outlook. Manualen gemmer ikke din besked.
Har du ønsker eller fejl til selve platformen, skal de håndteres via den normale ASSIGN-supportkanal.