ASSIGN Drift - Superbrugermanual

ASSIGN Drift i én samlet platform

ASSIGN Drift er en fælles digital platform, hvor organisationens mennesker, materiel, lokationer, opgaver og viden bindes sammen i den daglige drift. Platformen samler registrering, kommunikation, dokumentation og ledelsesoverblik, så de samme grunddata kan bruges på tværs af arbejdsområder uden parallelle registre.

Leader – overblik, administration og opfølgning

Leader er arbejdsfladen for ledere, planlæggere, superbrugere og administratorer. Her oprettes og vedligeholdes blandt andet brugere, enheder, stationer, begivenheder, rapporttyper, information og dokumenter. Leader bruges også til kontrol, status, opfølgning og eksport, når brugerens rettigheder giver adgang til det.

Responder – den operative og mobile arbejdsflade

Responder er medarbejderens operative indgang på telefon og tablet. Her vises de funktioner, informationer, dokumenter og opgaver, som er relevante for brugerens aktuelle rolle og organisatoriske tilknytning. Det kan eksempelvis være indrapportering, information, dokumenter, booking, begivenheder eller operative opgaver.

Rollebaseret adgang

En Leader-adgang giver ikke automatisk adgang til hele systemet, og to medarbejdere kan møde forskellige menuer. Adgang kan afhænge af blandt andet funktion, station, delområde, specialtags og særskilte rettigheder. Den samme medarbejder kan derfor bruge ASSIGN forskelligt i forskellige arbejdsmæssige sammenhænge.

Sådan hænger ASSIGN Drift sammen

Modulerne løser forskellige opgaver, men deler organisationens struktur. Personer, funktioner, stationer, tags, enheder og dokumenter kan indgå i flere arbejdsgange. Grunddata skal vedligeholdes dér, hvor de hører hjemme, mens overblik og status kan samle data fra flere moduler.

Operativ drift og overlevering

Mennesker, kompetencer og planlægning

Materiel, enheder og lokationer

Information, dokumenter og kommunikation

Administration, analyse og support

Sådan bruger du manualen

• Brug Om ASSIGN Drift til at forstå platformen, arbejdsfladerne og modulernes indbyrdes sammenhæng.
• Brug Opslagsværk til detaljerede forklaringer, rettigheder, felter, kontroller og kendte afgrænsninger.
• Brug Sådan gør du til konkrete trin-for-trin-forløb med forberedelse, screenshots og slutkontrol.
• Brug Support og opdateringer til kommentarer til manualen og til at følge ændringer i manualens indhold.

1. Om superbrugermanualen

Denne selvstændige manual gælder ASSIGN Drift. Den er skrevet til superbrugere, administratorer og supportmedarbejdere, som skal kunne opsætte, kontrollere og fejlfinde arbejdsgange i Leader og Responder.

1.1 Dækning i denne version

2. Superbrugerens arbejdsprincipper

2.1 Afklar flade, rolle og site

1. Afklar først, om arbejdet foregår i Leader, Responder eller ADMIN.
2. Kontrollér organisation og site, før en indstilling eller et datasæt ændres.
3. Kontrollér den aktive Responder-menu, brugerens funktion og relevante tags.
4. Brug kun tydeligt navngivne, fiktive eksempeloplysninger ved opbygning, ændringer og fejlsøgning.

2.2 Kontrollér før gem eller send

• Beregnede modtagere og adgangsfiltre.
• Udgivelsesdato, udløbsdato, opbevaring og eventuel offentlig adgang.
• Om handlingen sender e-mail, SMS, pushbesked eller en operativ disponering.
• Om ændringen opretter en ny version, arkiverer data eller fjerner lokale data.

2.3 Kontrol efter en ændring

1. Genindlæs siden og kontrollér, at værdierne er bevaret.
2. Kontrollér resultatet i den brugerflade, der skal modtage ændringen.
3. Kontrollér status, tidsstempel, modtagerliste eller versionsrelation efter behov.
4. Fjern midlertidige eksempeloplysninger, når arbejdsgangen er færdig, hvis de ikke skal bevares som dokumentation.

3. Operativt Overblik

3.1 Dan et situationsbillede

1. Åbn Operativt overblik i Leader, og kontrollér organisationen og de valgte beredskaber.
2. Vælg om kortet skal vise de 5, 10, 20 eller 50 seneste hændelser.
3. Brug kortet og Døgnrapport-tabellen til at kontrollere aktuelle hændelser.
4. Kontrollér ledelse og nuværende vagthold, og åbn derefter den relevante ressourceoversigt.

3.2 Kortlag og GIS

1. Åbn Vælg Kortlag, markér det relevante lag, og zoom ind, hvis laget har et minimumskrav til zoomniveau.
2. Kontrollér visuelt, at laget faktisk vises. En grøn forbindelseskontrol dokumenterer ikke i sig selv synlighed eller adgang.

Tilgængelige lag afhænger af GIS-tjenesten, lagets markering for Operativt Overblik, brugerens adgangsfilter og eventuelt minimum zoomniveau.

3.3 Ressourceoversigter

3.4 Brug Ekstra info-filtre

1. Åbn Enheder, og notér antallet af viste enheder før filtrering.
2. Aktivér det relevante Ekstra info-filter, og kontrollér at knappen bliver aktiv og listen afgrænses.
3. Deaktivér filteret igen for at vende tilbage til den samlede liste.

3.5 DX-adgang og kontaktliste

1. Åbn Admin → Indstillinger → Operativt overblik.
2. Kontrollér kontaktlisten og DX adgang for Operativt overblik uden at ændre data ved en ren kontrol.
3. Aflæs om den relevante DX-side viser Giv adgang eller Fjern adgang. Ændr kun efter aftale, og kontrollér derefter Dokumentdatabasen.

3.6 Fejlsøg manglende indhold

• Manglende hændelse: Kontrollér den gemte Døgnrapport-række, synlighedsindstilling, dato, beredskab og disponering.
• Manglende kortlag: Kontrollér forbindelse, tilgængelighed, adgangsfilter og zoomniveau.
• Manglende Vis på kort: Kontrollér stationens adresse og geokodning.
• Manglende DX-resultat: Kontrollér den særskilte DX-adgang til Operativt Overblik.
• Forkert enhedsliste: Deaktivér aktive Ekstra info-filtre og kontrollér søgefeltet.

4. Døgnrapport

4.1 Åbn og orientér dig

1. Åbn Døgnrapport i Leader og bekræft logningsmeddelelsen.
2. Kontrollér vagtholdet med funktion, person og telefonnummer.
3. Brug søgning og filtre til at afgrænse den aktive liste; åbn Arkiv for tidligere registreringer.

Døgnrapportens topmenu indeholder Vagtskift, Fremtidige registreringer, SMS nødudkald, Adgangs log, DX Dokumentdatabase, Fraværsregistrering, Operative tablets, Beredskabsallokering og Indstillinger, når funktionerne er aktiveret og tilgængelige for brugeren.

4.2 Felter i Tilføj hændelse

4.3 Opret en Indrapporteringsrapport fra en kvikhændelse

1. Kontrollér under Indrapportering, at rapporttypen er aktiv på den ønskede lokation, har de korrekte bruger- og lederfiltre og er markeret Vises i Døgnrapport.
2. Opret eller kontrollér Døgnrapportens kvikhændelse og dens kobling til Indrapportering-servicen.
3. Åbn kvikhændelsen i Døgnrapport. Rapportfladen åbner med den eneste aktive lokation forvalgt, når rapporttypen kun er aktiv ét sted.
4. Udfyld rapportens felter manuelt, og kontrollér Rapport eksempel under opsætning.
5. Send rapporten og kontrollér, at en ny række vises i Døgnrapport med servicenavn, rapporttitel, lokation og rapportlink.
6. Åbn Detaljer og kontrollér rapportsvar, rapportnummer, lokation samt start- og sluttid.

Tekstfelter, dato og listevalg føres fra rapportbyggeren til Døgnrapport og rapportens detaljevisning i Leader.

4.4 Følg operative ture og tider

• Oversigten Operative tablets viser enhed, beredskabsnavn, tildeler og tildelingstidspunkt.
• Operative ture kan oprettes både med og uden adresse.
• Et fuldt statusforløb kan indeholde Alarmeret, Afgang, Ankomst, Frigivet og Hjemme.
• Statuskilden angives som Fra Operativ eller Fra Døgnrapport pr. enhed.
• Leader beregner reaktionstid, køretid og indsatstid, når de nødvendige tidsdata findes.

4.5 Superbrugerens kontrolpunkter

• Kontrollér at Disponerede enheder er færdigindlæst, før hændelsen gemmes.
• Kontrollér både aktiv liste, relevante filtre og Fremtidige registreringer efter oprettelse.
• Kontrollér at rapportens brugerfilter, lederfilter og Døgnrapport-markering arbejder sammen.
• Brug ikke Døgnrapportens fælles visning som erstatning for korrekt adgangsafgrænsning i Indrapportering.

4.6 Handlinger og visninger

4.7 Vagtcentralblanket

En vagtcentralblanket kan placeres i en servicemappe, aktiveres på en valgt lokation og markeres Vises i Døgnrapport. Offentlig visning og mailgruppe kan holdes fravalgt.

4.8 Kontrol af rapportbyggerens etiketter

1. Indtast feltnavne og listevalg manuelt i rapportbyggeren.
2. Kontrollér feltnavnet i Rapport eksempel umiddelbart efter indtastningen.
3. Gem layoutet og afvent kvitteringen Rapport layout er nu gemt.
4. Genindlæs opsætningen og kontrollér, at etiketter og listevalg stadig er synlige.
5. Udfyld en rapport med fiktive demooplysninger, og kontrollér de samme værdier i Døgnrapport-rækken og Leader-detaljen.

4.9 Eksempler på dataflow

• En vagtcentralrapport kan samle fagfelter, rapportnummer, lokation samt start- og sluttid.
• Dato og listevalg vises sammen med de øvrige vagtcentraldata.
• En operativ tur kan oprettes med adresse.
• En operativ tur kan også oprettes uden adresse.
• Turens statusforløb kan bestå af Alarmeret, Afgang, Ankomst, Frigivet og Hjemme med statuskilde pr. enhed.

4.10 Kendte kontrolpunkter

5. ASSIGN Operativ

5.1 Leader-forløb

• Døgnrapportens hændelsesformular kan markere en hændelse som operativ og vælge operative brugere og disponerede enheder.
• En operativ tur kan oprettes både med og uden adresse.
• Den operative oversigt indeholder beskedfunktion, antal meldinger og håndteringsstatus.
• En gemt tur kan vise statusserne Alarmeret, Afgang, Ankomst, Frigivet og Hjemme.

5.2 Responder-flade

Operativ vises i Responder, når modulet indgår i brugerens aktive menu. Oversigten indeholder Tidspunkt, Hændelse, Adresse, Disponering, Tildelte brugere, Meldinger og Handlinger.

5.3 Kontrol ved manglende tur

1. Kontrollér i Døgnrapport, at turen findes og er markeret Operativ.
2. Kontrollér de disponerede enheder og den aktuelle oversigt under Operative tablets.
3. Kontrollér at Responder-brugeren anvender den relevante menu og operativflade.
4. Sammenlign enhedens beredskabsnavn og tabletbinding med den enhed, der er disponeret til turen.

5.4 Operativ-listens kolonner

5.5 Statusdata i Leader

• Status registreres pr. disponeret enhed.
• Statuskilden angives som Fra Operativ eller Fra Døgnrapport.
• Leader beregner reaktionstid, køretid og indsatstid ud fra de tilgængelige statusser.
• Hvis de nødvendige data mangler, kan responstiden ikke beregnes.

5.6 Tablet- og enhedskontrol

1. Åbn Operative tablets i Døgnrapport.
2. Find den disponerede enhed og kontrollér dens beredskabsnavn, tildeler og tidspunkt.
3. Kontrollér, at den operative enhed anvender den registrerede tabletidentitet.
4. Genåbn Operativ i den korrekte Responder-menu og kontrollér synkroniseringsstatus og turliste.

5.7 Afsluttende kontrol

Kontrollér altid turen i både Leader og på den registrerede operative enhed. Hvis turen eller en status mangler, gennemgå disponeringen, tabletidentiteten, enhedstilknytningen og statuskilden.

6. THOR - integration med ODIN

6.1 Kontrollér integrationsstatus

1. Åbn THOR i Leader, og kontrollér at den rigtige organisation er valgt.
2. Søg efter den relevante registrering, og sammenhold ID, ODIN ID og adresse.
3. Kontrollér tidspunktet under Modtaget og den viste Status, før en afvigelse registreres.
4. Dokumentér registreringens identifikation, tidspunkt, status og forventet dataflow uden at kopiere credentials.

6.2 Ved tom eller manglende visning

• Kontrollér organisation, periode, søgning og om der forventes data i den valgte afgrænsning.
• En tom oversigt dokumenterer ikke i sig selv en integrationsfejl.
• Eskalér med tidsstempel, ID, forventet overførsel og synlig status; medtag aldrig adgangskoder.

7. Indrapportering

7.1 Systemets fire hoveddele

7.2 Opret lokation og rapporttype

1. Opret en tydeligt navngivet lokation med de nødvendige stamdata.
2. Opret eller vælg en servicemappe og en rapporttype.
3. Aktivér rapporttypen på lokationen. Hvis kun én lokation er aktiv, åbner rapporten med denne lokation valgt.
4. Konfigurér start- og sluttid, interne og eksterne felter, statusknapper, notifikationer og eventuel visning i Døgnrapport.
5. Sæt brugerfilteret for Respondere og lederfilteret for de Leaders, der skal se og behandle rapporten.

7.3 Byg blanketten

Rapportbyggeren understøtter blandt andet fritekst, kontrolspørgsmål, checkbox, bruger, lokation, varer og pris, tidsforbrug, timeindberetning, antal, listevalg, dato og tid, udløbsdato, valgfrie sektioner, checkpoint, enheder, begivenheder, billede og underskrift.

1. Opret en sektion og tilføj de ønskede elementer.
2. Navngiv hvert element med almindelig manuel indtastning.
3. Kontrollér straks navne, etiketter og listevalg i Rapport eksempel.
4. Gem layoutet, genindlæs siden og kontrollér, at alle etiketter og valgmuligheder er bevaret.

7.4 Målret adgang

• Brugerfilteret styrer, hvilke Respondere der kan se og udfylde rapporttypen.
• Lederfilteret styrer, hvilke Leaders der kan se og behandle den indsendte rapport.
• Filtre kan bruge konkrete brugere eller tags som funktion, station og special-tag.
• Kontrollér altid forskellen mellem ET af kravene og ALLE kravene.

7.5 Udfyld og send i Responder

1. Åbn den relevante servicemappe og rapporttype i Responder.
2. Vælg lokation, hvis rapporttypen er aktiv flere steder.
3. Udfyld obligatoriske felter og kontrollér beregnede værdier, valgte enheder, filer og underskrift.
4. Send rapporten og kontrollér kvitteringen Rapport(er) sendt.
5. Kontrollér rapportnummer og de bevarede data i Leader.

En rapport kan samle lokationskrav, kontaktdata, billede og note, underskrift, tidsramme, timeindberetning, enhed, tal, pris, listevalg, dato og statistikdata.

7.6 Gem en ufærdig rapport

7.7 Behandl rapporter i Leader

1. Find rapporten og kontrollér indsender, lokation, rapporttype og data.
2. Tilføj eventuelt en intern note.
3. Vælg en konfigureret status. Statussen Under behandling kræver en kommentar, som vises som Bemærkning.
4. Hvis rapportsvar skal rettes, redigér gennem Indrapportering og kontrollér den nye versionsrelation.
5. Arkivér færdigbehandlede rapporter. En arkiveret rapport kan genaktiveres, og versionsrelationen bevares.

7.8 Ekstern visning og manuel afsendelse

Et offentligt rapportlink kan åbnes uden Leader- eller Responder-login. Den eksterne side har ingen navigation eller redigering og viser kun de felter og kontaktoplysninger, som er tilladt i opsætningen.

• Kontrollér intern og ekstern visning felt for felt før udsendelse.
• Kontrollér modtagerlisten i dialogen Send rapporter.
• Brug Tilbage, hvis en manuel udsendelse ikke skal gennemføres.

7.9 Byg og kør statistik

1. Opret en statistikskabelon og vælg rapporttypen.
2. Tilføj tabeller, timeindberetningstabeller og eventuelle linje-, søjle- eller cirkeldiagrammer.
3. Vælg kolonner og datatyper, og afgræns med relevante betingelser.
4. Gem skabelonen og genindlæs for at kontrollere, at elementerne er bevaret.
5. Kør rapporten for den ønskede dataperiode og åbn resultatet, når jobbet er færdigt.
6. Kontrollér tabellerne bag diagrammerne, før resultatet bruges eller eksporteres.
7. Eksportér den enkelte resultatdel som CSV eller hent den samlede statistikrapport som HTML.

En statistikskabelon kan indeholde felter, timeindberetning samt linje-, søjle- og cirkeldiagrammer. CSV-udtrækket skal kontrolleres for de forventede kolonner og datalinjer.

7.10 Kontrol af statistikresultater

• Kontrollér kolonneoverskrifter på rapporter indsendt efter en feltomdøbning.
• Kontrollér datatypen, hvis et felt giver 0 eller et tomt resultat.
• Kontrollér timeindberetningens detaljer og datagrundlag separat.
• Kontrollér pris uden og med moms mod rapportens materiale- og prisfelter.
• Kontrollér diagrammets datatabel; diagrammet kan være tomt, hvis de underliggende rapporter mangler feltværdien.

7.11 Eksempel på konfiguration

7.12 Elementkatalog

• En tidsramme beregnes ud fra det valgte start- og sluttidspunkt.
• Timeindberetning vises i detaljetabellen efter den valgte løntype og tidsangivelse.
• Billedupload åbner Information til fil med Navn og Note, så både billede og tilhørende oplysninger kan vises i rapporten.
• En underskrift registreres som et billede i den færdige Leader-rapport.
• Enheder kan tilknyttes rapporten. Begivenhedslisten kan være begrænset af den aktuelle konfiguration.

7.13 Rapportstatus, version og arkiv

7.14 Online og lokale kladder

1. Vælg online lagring, når kladden skal kunne findes under Online rapporter.
2. Giv kladden et tydeligt navn og kontrollér tælleren på rapporttypens startside.
3. Vælg Rediger i onlineoversigten og bekræft Download online rapport til redigering.
4. Kontrollér, at tekstdata er genskabt i blanketten, og at kladden ikke længere står i onlineoversigten, når den er hentet til enheden.
5. Brug lokal lagring, når kladden kun skal være tilgængelig på den aktuelle enhed.

• Brugerfladen oplyser den gældende opbevaringsperiode og grænsen for antal onlinekladder pr. bruger.
• En lokal kladde kan gemmes og genåbnes med sine tekstdata på den samme Responder-enhed. Obligatoriske felter kontrolleres, når rapporten indsendes.

7.15 Statistikbyggerens funktioner

• En statistikskabelon kan indeholde en hovedtabel, en timeindberetningstabel og flere diagramtyper.
• Elementer kan foldes sammen, kopieres, fjernes og sorteres med håndtaget.
• Tabelkolonner kan tilføjes samlet eller enkeltvis, søges og behandles som tal eller pris.
• Betingelser kan bygges på lokation, bruger, status, tekst, kontrolspørgsmål, tjekliste, antal, pris, listevalg og scanning.
• Resultatet kan indeholde hovedtabel, rapportlink, timeindberetningens faner og datatabeller bag diagrammerne.
• Hver resultatdel kan eksporteres som CSV, og Download Statistik rapport opretter en samlet lokal HTML-fil.

7.16 Kontrollér statistikresultater

7.17 Afvigelser og kontrolreaktion

8. Info

8.1 Opret og udsend information

1. Åbn den relevante kanal under Info og vælg Opret info.
2. Angiv titel, udgivelsesdato og udløbsdato.
3. Vælg besked eller fil, og tilknyt efter behov et DX-dokument.
4. Vælg eventuelt e-mailnotifikation, SMS-notifikation eller udsat notifikation.
5. Vælg alle brugere, konkrete brugere eller en målgruppe baseret på tags.
6. Kontrollér Brugere med adgang, før informationen sendes.
7. Send informationen, og kontrollér den gemte Vis- eller Rediger-side.

8.2 Målret med tags

• En filtergruppe kan bruge funktioner, stationer og special-tags.
• En gruppe kan kræve ET af kravene eller ALLE kravene.
• Flere filtergrupper kan oprettes, og den beregnede brugerliste vises før udsendelse.
• Målretning kan matche et aktivt funktionstag, selv om brugerens primære viste funktion er en anden.

Målgruppen Funktion: Brandmand kan også omfatte modtagere, som har en anden primær funktion, men Brandmand som aktivt funktionstag.

8.3 Læs og kvittér i Responder

1. Åbn den relevante Responder-menu, Info og kanalen.
2. Åbn informationen og læs indholdet og eventuelle DX-dokumenter.
3. Vælg Forstået eller Ikke forstået, når kanalen er konfigureret til det.

Når modtageren vælger Forstået, ændrer informationen status fra Ikke læst til Forstået. Leader viser læsetidspunkt og samme kvittering under Læst af.

8.4 Følg læsning i Leader

• Læst af viser modtagere grupperet efter den viste eller primære funktion.
• Kvitteringsstatus kan være Forstået, Ikke forstået eller Ikke læst.
• En leder kan tilføje en intern note til en modtagers læsestatus.
• Udbredelse vises som procent med grøn ved fuld, orange ved delvis og rød ved ingen eller lav udbredelse.

8.5 Konfigurér Responder-menuer

I ADMIN under Indstillinger og Responder Menu kan menustrukturer vedligeholdes og knyttes til tags. Flere menuer kan knyttes til samme funktionstag.

1. Åbn den relevante menustruktur i ADMIN.
2. Placér de ønskede Info-kanaler og øvrige funktioner i menuen.
3. Knyt menustrukturen til den korrekte funktion eller tagmålgruppe.
4. Gem og skift væk fra menuen og tilbage igen for at kontrollere tilknytningen.
5. Kontrollér i Responder, at brugeren kan vælge menuen via Vælg menu eller hamburgerikonet og Skift menu.

8.6 Kanalnavn og menutitel

Et menuelement har sin egen synlige titel og destination. Omdøbning af en Info-kanal ændrer ikke automatisk menutitlen; kontrollér derfor begge navne efter ændringen.

8.7 DX, links og video

• Et vedhæftet DX-dokument bevares efter afsendelse og kan åbnes i Responder med version, dokumentindhold og bilag.
• Kontrollér altid almindelige links og YouTube-links efter gemning, da de kan mangle i den gemte information.

8.8 Rettighedslag

8.9 Kanalens kontrolflader

Eksempel: En information til brandmandsfunktionen oprettes med en tydelig udløbsdato. E-mail, SMS og udsat notifikation aktiveres kun, når de indgår i den godkendte udsendelse. Resultatet kontrolleres i både Leader og Responder.

8.10 Modtagere og udgivelsesdato

• Modtagersektionen indeholder valgene Til alle brugere, Brugere og Tags.
• Direkte brugervalg kan være begrænset, så brugeren kun ser beskeder med en udgivelsesdato efter brugerens oprettelsesdato.
• ADMIN-indstillingen limit_access_before_responder_creation styrer, om Info-adgang begrænses af brugerens oprettelsesdato.
• En funktionsmålgruppe kan omfatte brugere, der har funktionen som aktivt tag, selv om deres primære viste funktion er en anden.

8.11 Relevante ADMIN-indstillinger

8.12 Responder-menuens adfærd

1. Åbn sidepanelet med hamburgerikonet og kontrollér bruger, funktion og organisation.
2. Vælg Skift menu og kontrollér samtlige menustrukturer, som brugeren har fået tildelt.
3. Vælg den ønskede menu og kontrollér, at hele Responder-forsiden udskiftes med den valgte struktur.
4. Hvis startsiden er tom, brug Vælg menu og vælg en af de tildelte strukturer.

• Flere Responder-menuer kan være tildelt samme funktionstag.
• En Responder-menu kan vise flere Info-kanaler og Opslagstavlen under Info.
• En Responder-menu kan samle de Info-kanaler, som er relevante for brugerens funktion.
• Afhængigt af opsætningen kan en Responder-menu blandt andet give adgang til Operativ, DX dokumenter, THOR, Booking, Medicin, Backfeed, Kan Møde og Fejlmeldinger.

8.13 DX-bilag, PDF og linkkontrol

• Et vedhæftet DX-dokument bevares i Info og kan åbnes i Responder.
• DX-visningen viser versionsdato, dokumentindhold, PDF-faner, bilag og en knap til seneste version.
• PDF-fanen viser dokumentets sider som sidebilleder.
• Kontrollér almindelige links og YouTube-links efter gemning. Hvis et link mangler, skal det genindsættes eller registreres som en afvigelse før udsendelse.

8.14 Lederfiler og Push beskeder

• Lederfiler ligger under Info-menuen og kan have en angivet grænse for filstørrelse. Kontrollér den viste grænse før upload.
• Push beskeder ligger under Info-menuen, men har egen rettighed samt særskilt status- og arkivvisning.
• Eksisterende beskeder kan vise procentvis status.

9. Statistik

9.1 Åbn den rigtige periode

1. Vælg Statistik og derefter Daglig, Ugentlig, Månedlig eller Årlig.
2. Brug Se statistik for til at vælge den relevante rapport eller visning. Vælg dato eller periode, og brug Opdater for at genberegne den viste rapport.
3. Brug de filtre og kolonner, der hører til den valgte datakilde. Sammenhold et konkret udsnit med registreringerne i kildemodulet, før resultatet bruges i en rapport.

9.2 Kvalitetskontrol

1. Kontrollér, at rapporttypen i overskriften og den valgte periode svarer til opgaven. Brug ikke Slet som en nulstilling; handlingen kan fjerne en valgt dato eller filterværdi.

10. Special Materiel og Serviceoverblik

10.1 Materialeoversigt i Leader

• Special Materiel → Material oversigt viser status, materiel, type, fabrikant, serienummer, servicering, seneste placering og handlinger.
• Leader-statusserne omfatter I drift, Hos kunde og Ude af drift.
• Oversigten kan søges og filtreres på status.
• Oversigten giver adgang til Opret materiel, Materiel typer, Print QR-labels og Ekstra info.
• Flere serviceintervaller kan vises samtidigt, eksempelvis et årligt eftersyn og et flerårigt hovedeftersyn.

10.2 Kontrollér materiel i Responder

1. Åbn Materiel status i den relevante Responder-menu.
2. Vælg Status, og åbn det relevante materiel.
3. Kontrollér navn, serienummer, produktionsdato og driftsstatus.
4. Kontrollér Ekstra Info, servicehistorik, scanningslog og eventuel genvej til serviceblanket.
5. Åbn Vis kort, når materiellet har en konfigureret placering.

En Responder med funktionen Brandmand kan vælge I drift og Ude af drift. Statussen Hos kunde kan være synlig i Leader uden at være tilgængelig i Responder.

10.3 Registrér placering

Registreringssiden kan registrere materiel på en Enhed eller Station ved valg eller scanning. Manualen beskriver de efterfølgende Responder-sider, men ikke betjening af kamera- eller QR-hardware.

10.4 Udfør service fra materiellet

1. Åbn servicegenvejen fra det valgte materiel.
2. Vælg materiellet i blanketten.
3. Vælg det serviceinterval, der faktisk udføres. Ved flere intervaller skal du kontrollere valget, da intet interval nødvendigvis er forvalgt.
4. Kontrollér de viste Ekstra info-felter.
5. Udfyld kontrol, bemærkning og eventuel billeddokumentation.

10.5 Status- og adgangsmatrix

10.6 Ekstra info på Generator nr. 1

10.7 Serviceblanketten Generatoreftersyn

• Materiel kan vælges eller scannes i blanketten.
• Blanketten kan være begrænset til ét stykke generator-materiel. Kontrollér den gældende opsætning, før blanketten udfyldes.
• Når flere serviceintervaller vises, er intet interval nødvendigvis forvalgt.
• Leasingaftale og Tekniske spec. hentes fra materiellets Ekstra info.
• Blanketten indeholder ja/nej-kontrol, bemærkning og upload af billeddokumentation.

10.8 QR-afgrænsning

En QR-label til materiel fører til platformens scannerflow. Manualen beskriver status- og registreringssiderne efter opslaget; selve kamera- eller hardwareaflæsningen er ikke en del af proceduren.

11. Personel

11.1 Opret en bruger

1. Åbn Personel → Brugere, og vælg Opret ny bruger. Brug Nye brugere til de senest oprettede profiler og Genaktiver brugere, når en tidligere deaktiveret profil skal tages i brug igen.
2. Angiv fornavn, efternavn og de nødvendige identifikations- og kontaktoplysninger. Vælg station og funktion, og angiv brugernavn og et nyt password efter organisationens politik.
3. Vælg om oprettelsesmail skal sendes, kontrollér alle oplysninger, og vælg Gem. Søg derefter efter brugeren i oversigten.
4. Brug Handlinger til Personlig Performance og Rettigheder. Rediger, Nulstil password og Deaktiver ændrer brugerens adgang eller data og skal kun anvendes som en aftalt administration.

11.2 Kontrollér brugerens egen profil

1. Log ind i Responder med den godkendte eksempelbruger, åbn Mine oplysninger, og kontrollér at navn, kontaktoplysninger og organisatoriske relationer vises som forventet.
2. Kontrollér derefter de moduler, som brugerens funktion, station, tags og rettigheder skal give adgang til. En synlig bruger i Personel er ikke i sig selv bevis for korrekt moduladgang.

11.3 Øvrige Personel-områder

11.4 Sikker fejlsøgning

• Manglende menu kan skyldes funktion, tag, rettighed eller aktiv Responder-menu.
• Nulstil password, Deaktiver og brugersammenlægning er højrisikohandlinger og må ikke bruges diagnostisk.
• Kontrollér kildedata i det berørte modul; en dashboard- eller indsigtstæller er ikke alene bevis.

11.5 Kontrollér en brugers rettighed

1. Åbn brugerens Rettigheder fra Handlinger, og find den konkrete rettighed. Sammenhold den med brugerens funktion, station og opgave, før du ændrer noget.
2. Når en rettighed er ændret som en aftalt administrationsopgave, skal du gemme, genindlæse og kontrollere, at valget er bevaret. Kontrollér derefter den relevante handling i brugerens egen flade; et gemt flueben beviser ikke alene den faktiske adgang.

12. Gæstelogin

12.1 Nuværende gæster

• Oversigten viser check-in-tidspunkt, navn, årsag, gæstekort og handlingerne Vis og Check ud.
• Listen kan søges og sorteres og har mulighed for automatisk opdatering hvert femte sekund.
• Vis åbnede gæstens registrerede detaljer.

12.2 Arkiv

• Arkivet viser check-in, check-out, navn, årsag, gæstekort og Vis.
• Arkivet har Fra dato, Til dato, søgning og sortering.

12.3 Gæstekort og iPad-opsætning

• Gæstekort viser kortnavn, Sidst brugt samt Rediger og Fjern.
• Print gæstekort giver mulighed for at vælge et eller flere kort og starte Print valgte gæstekort.
• Modulindstillingerne indeholder velkomsttekst, bekræftelsestekst, logo, tavshedserklæring og iPad Indstillings QR.

12.4 Værter

Admin → Personnel → Gæstelogin værter viser listen over valgbare værter. Tilføj ledere som værter viser de Leader-brugere, der kan markeres og tilføjes.

12.5 Datakontrol

Ældre gæsteposter kan fortsat være synlige. Det må ikke fortolkes som en fast opbevaringsfrist.

12.6 Feltkatalog

12.7 Kontrol uden ændringer

1. Åbn Gæstelogin og kontrollér sortering, søgning og indstillingen for automatisk opdatering hvert femte sekund.
2. Åbn Vis på en eksisterende eksempelgæst, og sammenlign detaljefelterne med oversigtsrækken.
3. Åbn Arkiv, indstil Fra dato og Til dato, og kontrollér søgning og sortering.
4. Åbn en arkiveret eksempelpost med Vis, og kontrollér check-in, check-out og gæstekort uden at ændre data.
5. Åbn Gæstekort og kontrollér navn, Sidst brugt og de synlige handlinger.
6. Åbn Admin, Personnel og Gæstelogin værter for at kontrollere den aktuelle værtsliste.

12.8 Gæstekort, print og værter

• Gæstekort-siden viser Rediger og Fjern på det enkelte kort.
• Print gæstekort kan markere et eller flere kort og viser Print valgte gæstekort.
• Tilføj ledere som værter viser de Leader-brugere, som kan markeres til værtslisten.
• Bekræftelsesteksten efter registrering oplyser, at gæsten er registreret, og at værten er notificeret.

12.9 Kontrol af gamle gæsteposter

• Arkivet kan indeholde ældre gæsteregistreringer, som fortsat kan åbnes.
• En ældre gæstepost kan fortsat stå under Nuværende gæster.
• Følg organisationens fastlagte procedure for opbevaring, sletning og eventuel anonymisering af gæsteposter.

13. Begivenheder

13.1 Opret et sikkert udkast

1. Afklar formål, datoer, målgruppe og om aktiviteten er et kursus eller en almindelig begivenhed.
2. Vælg Opret flerdages begivenhed, og brug et tydeligt eksempelnavn ved oplæring.
3. Opret hovedbegivenheden, tilføj konkrete dage og definér deltager- og instruktørpladser.
4. Konfigurér eventuel whitelist og deltagerkrav med funktion, station, delområde eller specialtags.
5. Kontrollér den beregnede målgruppe og alle datoer, før invitation eller notifikation aktiveres.

13.2 Opret dage, pladser og deltagere

1. Åbn Sæt datoer, og opret hver kursusdag med ansvarlig, start, slut, tilmeldingsfrist, lokation og kontaktoplysninger.
2. Opret særskilte pladser af typen Deltager og Instruktør. En plads kan have krav til funktion, station, delområde eller specialtags og kan markeres som puljeplads.
3. Invitér de valgte personer til de rigtige pladstyper, og kontrollér tællerne for deltagere og instruktører.

13.3 Instruktørens kursusafvikling

1. Instruktøren åbner Begivenheder i Responder og bekræfter først sin egen deltagelse med Tilmeld. Derefter vises fanen Kursus afvikling, når dagen er startet.
2. Åbn Afvikling, og vælg Bekræft deltager for hver person. Først derefter bliver valgene Mødt, Syg, Fraværende, Bestået og Ikke bestået tilgængelige.
3. Registrér fremmøde og eventuelt resultat. Ved Mødt kan instruktøren markere Bestået eller Ikke bestået. Ved Fraværende registreres der ikke et beståelsesresultat.
4. Vælg Afslut begivenhed og bekræft. Afslutningen låser dagens gennemførelse og gør resultatet synligt i Leader-status.

13.4 Kontrollér status og fraværsnotifikation

1. Åbn hovedbegivenhedens Status, slå Skjul afviklede datoer fra, og vælg Vis på den relevante dag. Kontrollér Bekræftet, Tilstede og Bestået for hver deltager.
2. Åbn Handlinger → Notifikationer på hovedbegivenheden. Her vedligeholdes de e-mailadresser, der skal modtage begivenhedsnotifikationer. Vælg en eksisterende Leader-bruger, og kontrollér, at adressen matcher brugerens registrerede e-mail præcist.

14. Uddannelse og E-learning

14.1 Opret og følg et kursus

1. Åbn Kurser. Vælg Opret kursus, angiv kursusnavnet, og vælg Gem. Det nye kursus vises i listen med handlingerne Vis, Rediger og Deaktiver.
2. Brug Vis til at se de brugere, der har deltaget i kurset. Brug Rediger til navneændringer, og Deaktiver kun når kurset ikke længere skal kunne anvendes.
3. Åbn Kursus Overblik for at følge brugernes kurser og udløbsdatoer. Brug søgning til at finde det relevante navn.

14.2 Opret og anvend E-learning

1. Åbn Uddannelse → E-learning → Forløb. Opret et forløb med titel, kategori og beskrivelse. Tilføj derefter de moduler, der skal gennemgås, i den ønskede rækkefølge.
2. Brug Tekst til instruktioner, PDF til dokumenter og Video til et YouTube-link. I et Quiz-modul opretter du spørgsmål og svarmuligheder, markerer det korrekte svar og angiver kravet for at bestå. Gennemse hvert modul, før forløbet tildeles.
3. Gå tilbage til E-learning, vælg Opret pakke, og giv pakken en tydelig titel. Åbn Forløb i pakken, og knyt forløbet til pakken. Under Deltagere målretter du pakken med de relevante funktioner, stationer eller specialtags og kontrollerer listen Brugere med adgang, før du gemmer.
4. Brugeren åbner E-learning i Responder og vælger Start på det tildelte forløb. Gå gennem tekst, PDF og video med Næste side, vælg svar i quizzen, og tryk Afslut. Et bestået forløb vises under Igangværende & gennemførte med status Udført, Bestået mindst én gang og dato for seneste gennemførelse.
5. Find forløbet under E-learning → Forløb, og vælg Statistik. Oversigten viser gennemførelse og seneste tidspunkt pr. bruger. Vælg Vis for at se den enkelte gennemførsel, quizresultatet og de afgivne svar.

15. Enheder

15.1 Kontrollér en enhed

1. Åbn Enheder, og søg på enhedens navn eller registreringsnummer.
2. Kontrollér kolonnerne Farve, Navn, Registrerings nr., Beredskabsnavn, Type, Station og Noter. Brug Note til at læse eksisterende interne bemærkninger uden at gemme ændringer.
3. Åbn Handlinger og vælg den nødvendige læsevisning. Gem kun ændringer med fiktive eksempeldata og kendt tilbagerulning.

15.2 Enhedens statusside

1. Vælg Status på enheden. Kontrollér registreringsnummer, type, station, beredskabstype og vagtcentral-ID mod enhedens stamdata.

• Statussiden samler Nuværende Materiel, Servicering og Skadesanmeldelser for den valgte enhed. Skadesanmeldelser viser blandt andet navn, anmelders navn, svarstatus, status og dato.
• Brændstof forbrug åbnes særskilt fra statussiden. Målepunkts oversigt og Bemærkninger åbnes fra den samlede enhedsoversigt.

15.3 Beredskabsallokering

1. Åbn Beredskabsallokering, og brug delområdefilteret til at afgrænse visningen.
2. Kontrollér enhedens aktuelle placering og beredskabsnavn før en eventuel flytning.

15.4 Vognkontrol

1. Åbn Rapporter under Enheder, og kontrollér Enhed, Station, Dato og Status. Åbn den relevante rapport med Vis, og sammenhold rapportens status med registreringen på enheden.
2. Sammenhold rapporten med den konkrete enhed og den relevante Responder-arbejdsgang.

• Manglende enhed i et andet modul kan skyldes station, beredskabsnavn, status, rettighed, menu eller et aktivt filter.

16. Booking

16.1 Opret en booking

1. Åbn Booking, og vælg Start booking.
2. Angiv start- og slutdato samt klokkeslæt i første trin. Tilføj den eller de bookbare enheder, og gå videre til næste trin.
3. Kontrollér konflikt- og tilgængelighedsvisningen, før bookingen gemmes.
4. Gem, og kontrollér bookingen i kalenderen og under Egne bookinger. Genåbn eller genindlæs siden, og kontrollér at periode, enhed og ejer stadig er korrekte.

16.2 Find og rediger

1. Brug søgning eller skift mellem dag-, uge-, måneds-, års- og agendavisning.
2. Åbn bookingen, kontrollér ejer, periode og enheder, og gem kun en redigering efter aftale.

16.3 Adgang og indstillinger

• Leader administrerer bookbare enheder og målretning under Indstillinger.
• Responder-adgang afhænger af den konfigurerede funktion eller målgruppe.

17. Kommunikation

17.1 Opret og vedligehold telefondata

1. Vælg Mobil, Administrationsnumre eller SINE i Leader. Brug Tilføj mobilnummer, Opret administrationsnr. eller Tilføj SINE-nummer efter den type kontakt, der skal oprettes.
2. For Mobil angives vognens navn og mobilnummer. For Administrationsnumre angives de relevante kontakt- og organisationsfelter; den samlede liste kan hentes som CSV, hvis brugeren har adgang. For SINE angives navn, enhedsrelation og terminaler.
3. Gem, genindlæs Leader-listen, og kontrollér derefter resultatet i den tilsvarende Responder-liste. Brug Rediger til rettelser og Fjern kun, når kontakten faktisk skal slettes.

17.2 Find og anvend telefonlisten i Responder

1. Åbn Telefonliste, og vælg Brugere i ASSIGN, SINE, Administration eller Akut Telefonbog.
2. I Brugere i ASSIGN kan listen afgrænses med Sæt filtre. I Akut Telefonbog kan du vælge Seneste brugte, Vis Alle eller et område og derefter søge.
3. Vælg kun et synligt telefonnummer eller en e-mailadresse, når du faktisk vil kontakte personen. Ved kontrol sammenholdes felterne uden at starte opkald eller e-mail.

17.3 Områder

• Manglende nummer i Responder kan skyldes menu, synkronisering, rettighed, skjult nummer eller forkert kategori.

18. Stationer

Stationer vedligeholder organisationens stationer og deres placering i delområder. En station er samtidig samlingspunkt for relationer til enheder, personel, materiel, beredskabsnavne, serviceintervaller, servicerapporter og QR-labels.

18.1 Adgang og stationsoversigt

Den relevante Leader-rettighed hedder Stationer med beskrivelsen Adgang til stationer. Når rettigheden ikke er tildelt, forsvinder menupunktet fra Leader-menuen. Overordnede Admin-flag til Leader Admin og redigering af lederrettigheder er separate fra selve Stationer-rettigheden.

18.2 Stationsgrunddata

1. Kontrollér organisation, stationsnavn og delområde før gemning.
2. Udfyld adresse, postnummer og by i de separate felter.
3. Gem, genindlæs stationsoversigten, og kontrollér at stationen ligger i det forventede delområde med de korrekte stamdata.

18.3 Delområder

Delområder har søgning, sortering, Tilføj delområde, redigering og sletning. Oprettelsesformularen indeholder det obligatoriske felt Navn. Kontrollér altid den gemte række efter oprettelse; en succesbesked er ikke alene bevis for, at navnet er bevaret.

18.4 Stationens relationer

18.5 Stationens servicering

Opret Servicering anvender Navn, Interval og Type. Typen kan være Dage, Uger, Måneder eller År. En station kan have flere serviceintervaller, så et kort kontrolinterval og et årligt hovedeftersyn kan administreres hver for sig.

18.6 QR-labels

Print QR-labels åbner en fælles side med fanerne Materiel, Enheder, Stationer og Brugere. Under Stationer kan der oprettes en QR-kode, hvorefter stationen kan vælges til udskrift.

• Udskriftsformater: Standard 36 mm, 12 mm, 18 mm og 24 mm.
• Et label kan udskrives uden logo eller uden tekst.
• Kontrollér forhåndsvisningen ved lange stationsnavne, da teksten kan blive visuelt afkortet.

19. Fejlmeldinger / Skadesanmeldelser

Fejlmeldinger og Skadesanmeldelser er to navne for samme modul og samme arbejdsgang. Medarbejderen opretter anmeldelsen i Responder via det synlige menunavn, mens den samme registrering behandles under Fejlmeldinger i Leader. Det tekniske menuelement og en rapporttype kan hedde Skadesanmeldelse, men der er ikke tale om et særskilt modul.

19.1 Teknisk opbygning og adgangslag

19.2 Materielrelateret fejlmeldingsblanket

Rapporttypen Skadesanmeldelse - Materiel opretter en blanket med materielvalg, obligatorisk skadebeskrivelse, billedupload og valget Sætter udstyr ud af drift. Blanketten skal navngives tydeligt, aktiveres på den relevante lokation og målrettes de korrekte Respondere og Leaders.

1. Opret rapporttypen Skadesanmeldelse - Materiel i Leader og kontrollér de automatisk oprettede felter.
2. Aktivér rapporttypen på den relevante lokation og kontrollér bruger- og lederfilter.
3. Kontrollér i Admin, at Skadesanmeldelse findes i den aktive Responder-menu, og giv elementet det ønskede synlige navn.
4. Åbn Responder med en bruger i målgruppen, og kontrollér at blanketten vises under det kundetilpassede menunavn.

19.3 Opret en fejlmelding i Responder

1. Åbn Fejlmeldinger eller det kundetilpassede menunavn, og vælg den relevante blanket og lokation.
2. Vælg det berørte materiel og udfyld skadebeskrivelsen samt øvrige obligatoriske felter.
3. Tilføj billeddokumentation, når blanketten og den lokale procedure kræver det.
4. Markér Sætter udstyr ud af drift, når materiellet ikke må anvendes, og send rapporten.
5. Kontrollér fejlmeldingsoversigten og materiellets statusside. Når Ude af drift er valgt, skal materielstatus og UAD-markeringen afspejle valget.

19.4 Behandling og opfølgning

Leader finder fejlmeldingen via den synlige fejlmeldingsvisning eller den bagvedliggende rapport. Behandleren kontrollerer beskrivelse, lokation, enhed eller materiel, bilag og status, registrerer et svar og afslutter eller arkiverer sagen efter organisationens proces.

• Materielnavnet kan bruges som indgang til den relaterede materielvisning.
• Fejlmeldingens behandlingsstatus og materiellets driftsstatus skal kontrolleres hver for sig.
• Svar kan vises i Responder, og statusændringer kan udløse e-mail til opretteren eller faste modtagere afhængigt af sitets opsætning.

19.5 Centrale Admin-indstillinger

19.6 Fejlsøgning

• Kontrollér organisation, rolle, aktiv Responder-menu og det kundetilpassede menunavn.
• Kontrollér at rapporttypen er aktiv på lokationen, og at bruger- og lederfilter omfatter de relevante personer.
• Kontrollér om blanketten er placeret under Fejlmeldinger, Indrapportering eller en anden kundetilpasset mappe.
• Hvis et obligatorisk tekstfelt ser udfyldt ud, men afvises, indtast teksten manuelt og kontrollér valideringen igen.
• Sammenlign fejlmeldingsoversigten, den bagvedliggende rapport og materielstatus, når visningerne ikke stemmer.

20. DX Dokumentdatabase

20.1 Struktur og administration

DX har tre menuniveauer: hovedside, mellemside og underside. I Leader kan mellem- og undersider oprettes og flyttes, strukturen omorganiseres, og dokumenter flyttes.

• Leder Adgang administreres særskilt på mellemsider.
• Forsiden giver adgang til Skabeloner, Ændrings overblik, Kvitteringspligt status, Deaktiverede dokumenter, Vis sikrede mapper og Indstillinger.
• Skabeloner kan fastlægge versionsstyring, redaktør, datoer, formål, søgeord, offlinevisning, PDF-status, ansvarlige, gældende for, standarder og editorindhold.

20.2 Opret og vedligehold dokument

1. Vælg den korrekte placering i DX-strukturen.
2. Opret dokumentet og udfyld navn, editorindhold og relevante metadata.
3. Tilføj PDF-filer én ad gangen, giv hver fil et navn, og sortér fanerne i den ønskede rækkefølge.
4. Vælg versionsændring og udfyld versionsbesked og datoer.
5. Konfigurér Responder Adgang og kvittering for det versionsstyrede dokument.
6. Gem, og kontrollér dokumentet med en relevant Responder-bruger.

Et DX-dokument kan vise editorindhold og flere navngivne PDF-filer som separate faner i Responder.

20.3 Versionsændringer

20.4 Responder-adgang og kvittering

1. Åbn Responder Adgang og kvittering på dokumentet.
2. Opret en filtergruppe med Funktioner, Stationer og/eller Special.
3. Vælg om ET af kravene eller ALLE kravene skal være opfyldt.
4. Vælg kvitteringskrav og eventuel udløbsdato pr. filtergruppe.
5. Kontrollér den konkrete liste over brugere med læseadgang og kvitteringspligt.
6. Gem, og kontrollér dokumentet og kvitteringsknapperne i Responder.

Responder kan vise handlingerne Forstået og Ikke forstået samt status Læst, men ikke forstået på dokumentlisten.

20.5 Følg kvitteringspligt

• Kvitteringspligt Status viser dokumentnavn, placering, version eller udgivelsesdato og en statustæller.
• Der kan filtreres på Kritiske, Ikke kritiske og overskredne kvitteringsdeadlines.
• Statusdetaljen kan filtreres på station og viser aflæsningsdato, Ikke forstået-note, intern note og læsestatus.

20.6 Kladde og godkendelse

• Når Kladde er slået til, er dokumentet ikke synligt for operative brugere.
• En kladde kan fortsat administreres i Leader, men vises ikke i Responder før udgivelse.
• Skal godkendes af giver mulighed for at vælge en Leader. Forsiden viser en tæller for kladder, der afventer godkendelse.

20.7 Deaktivér og genaktivér dokument

1. Åbn Deaktiverede DX dokumenter og afgræns perioden.
2. Find dokumentet og vælg Aktiver.
3. Hvis den oprindelige sti mangler, vælg ny sektion, udgivelsesdato og fornyelsesdato.
4. Kontrollér placering, adgang og datoer før aktivering.

20.8 Offline og nøddata

• Dokumentformularen indeholder Synlig offline, I nød-data download og DX Tekst editor til Offline visning.
• Leader viser offlineprocent pr. DX-side og Offline klar på relevante dokumenter.
• Indstillinger for DX indeholder Download nød data zip, når funktionen er tilgængelig.

20.9 Kort og ASSIGN Maps

1. Tilføj en kortlokation med navn, startdato og slutdato.
2. Find adressen med DAWA-søgningen eller vælg placeringen på kortet.
3. Kontrollér gemt WGS84-position, eventuel etage og det valgte ikon.
4. Kontrollér dokumentmarkeringen under DX-filteret i ASSIGN Maps.

Et dokument kan have flere kortlokationer. Kortet viser DX-markeringer med dokumentnavne og ikonfiltre.

20.10 Find dokumentet i Responder

• Modulet kan være navngivet Dokumentdatabase på Responder-forsiden og DX på selve siden.
• En DX-side kan filtreres på Kritiske og Ikke kritiske dokumenter.
• Vis sidehoved viser formål, redaktør, godkendelsesdato, gældende til, søgeord, ansvarlig og standarder.
• Søgningen har valget Søgeord skal matche præcist.

20.11 Dokumentlistens handlinger

20.12 Metadata og skabelonfelter

• Skabeloner og skabelongrupper åbnes fra DX-forsiden.
• En skabelon kan foruddefinere versionsstyring, metadata, offlineindstillinger, PDF-status og editorindhold.

20.13 PDF-arbejdsgang

1. Åbn PDF-dialogen på dokumentet.
2. Vælg én PDF-fil og giv den et særskilt navn.
3. Gentag for hver yderligere PDF-fil.
4. Sortér PDF-fanerne i den rækkefølge, som Responder skal se.
5. Brug Vis eller Download til at kontrollere den enkelte fil før gemning.
6. Gem dokumentet og kontrollér alle navngivne PDF-faner i Responder.

Et dokument kan kombinere editorindhold med flere navngivne PDF-filer. PDF-dialogen indeholder desuden Fjern og sortering.

20.14 Kvitteringsstatus og deadlinekontrol

1. Åbn Kvitteringspligt Status fra DX-forsiden.
2. Filtrér på Kritiske, Ikke kritiske eller overskredne kvitteringsdeadlines.
3. Åbn dokumentets statusdetalje og afgræns eventuelt på station.
4. Kontrollér aflæsningsdato, Ikke forstået - Note, Intern note og læsestatus for den konkrete bruger.
5. Sammenlign den samme bruger og det samme dokument i Responder, før der følges op.

20.15 Kladder og godkendelse

1. Slå Kladde til på dokumentet, når indholdet ikke skal være synligt for operative brugere.
2. Vælg en Leader i feltet Skal godkendes af, når godkendelsesforløbet anvendes.
3. Kontrollér kladdetælleren på DX-forsiden og den relevante side.
4. Kontrollér med den relevante Responder-bruger, at kladden ikke vises.

En kladde er synlig for de relevante administratorer i Leader, men vises ikke på den tilsvarende DX-side i Responder før udgivelse.

20.16 Deaktiverede dokumenter

• Oversigten kan afgrænses med et datointerval.
• Oversigten viser både dokumenter med en eksisterende sti og dokumenter mærket Ingen sti fundet.
• Aktiver på et dokument uden sti kræver valg af ny sektion, udgivelsesdato og fornyelsesdato.
• Automatisk arkivering har felter til både dato og tidspunkt.

20.17 Kortlokationer

1. Opret lokationen på dokumentet og angiv lokationsnavn samt visningsperiode.
2. Søg adressen med DAWA eller vælg positionen på kortet.
3. Kontrollér den gemte WGS84-position, etage og ikon.
4. Gentag for yderligere lokationer på samme dokument.
5. Åbn ASSIGN Maps, aktivér DX-filteret og det relevante ikonfilter, og kontrollér dokumentnavnet på markøren.

20.18 Responderens dokumentkontrol

1. Åbn Dokumentdatabase og navigér til den relevante DX-side.
2. Filtrér eventuelt på Kritiske eller Ikke kritiske dokumenter.
3. Åbn Vis sidehoved og kontrollér formål, redaktør, godkendelsesdato, gældende til, søgeord, ansvarlig og standarder.
4. Kontrollér editorindhold og samtlige PDF-faner.
5. Brug Forstået eller Ikke forstået på kvitteringspligtige dokumenter.
6. Kontrollér den viste status på dokumentlisten og følg op i Leader.

• Søgning kan finde et dokument på dets navn eller søgeord.
• Hvis søgning ikke finder et kendt dokument, skal det kontrolleres via almindelig navigation og de aktive filtre.

21. Whistleblowerordning

Whistleblowerordningen er et aktivt og velfungerende modul i ASSIGN Drift. En organisation, der ikke anvender en anden løsning, kan bruge modulet som sin egentlige whistleblowerordning og som den faste digitale indgang til fortrolige indberetninger.

21.1 Opsæt organisationens modtagelse

1. Organisationen udpeger et begrænset antal ansvarlige modtagere og fastlægger sin procedure for adgang, fortrolighed, behandling og opfølgning.
2. Ved oprettelsen af organisationens whistleblowerordning registreres den e-mailadresse og det telefonnummer, der skal knyttes til ordningen. Kontrollér oplysningerne sammen med de ansvarlige, før adgangen deles med medarbejderne.

• E-mailadressen bruges til den digitale besked om en ny sag. Den almindelige e-mail må ikke bruges til at besvare selve indberetningen; svar og opfølgning foretages gennem de sikre links i Whistleblower-systemet.

21.2 Opret en anonym indberetning

1. Åbn Whistleblower i Responder. Dialogen forklarer, at du fortsætter til organisationens whistleblowerordning, og at indberetningen kan oprettes anonymt. Vælg Ok for at fortsætte, eller brug den viste QR-kode fra en anden enhed.
2. Vælg Opret sag, skriv et præcist emne og en nødvendig, saglig beskrivelse. Tilføj kun filer, når de er relevante og kan deles efter organisationens procedure.
3. Gennemfør captcha-kontrollen, og vælg Indsend. Efter oprettelsen viser systemet både et sagsnummer og en hemmelig kode. Gem dem sikkert hver for sig; de giver adgang til henholdsvis status og fortrolig opfølgning.

21.3 Modtag, bekræft og følg op

1. Den konfigurerede modtager får en e-mail om den nye sag. Åbn bekræftelseslinket i beskeden for at markere, at sagen er modtaget.
2. Brug svarlinket i notifikationsmailen til at skrive sikkert tilbage til den anonyme indberetter i den fortrolige sagsdialog. Modtageren behøver ikke kende indberetterens navn eller e-mailadresse, og whistleblowersagen skal ikke besvares som en almindelig e-mail.
3. Indberetteren kan senere vælge Tjek status med sagsnummeret eller Følg op på sag med den hemmelige kode. Den hemmelige kode åbner den samme fortrolige dialog, hvor indberetteren kan læse organisationens svar og sende nye oplysninger tilbage uden at oplyse sin identitet. Begge opslag beskyttes af captcha.

22. Udvikling og Support

22.1 Find en udviklingssag

1. Åbn Udvikling og Kontrakter, og kontrollér den viste organisation og saldo.
2. Søg efter ticketnummer, navn, afdeling, system eller modul.
3. Kontrollér om sagen ligger under Sager med release eller Sager uden release.
4. Sammenhold prioritet, estimeret timeforbrug og releaseoplysning med den aftalte sag.

22.2 Afgrænsning

• En synlig ticket dokumenterer registrering i oversigten, ikke at arbejdet er leveret eller godkendt.
• Saldo og estimat må ikke behandles som faktura eller endeligt forbrug uden økonomisk afstemning.

23. Leader Admin

Leader Admin er administrationsområdet i Leader og er adskilt fra det interne ADMIN-niveau. Området samler driftsnær konfiguration under Indstillinger, Funktioner, Tags, Enheder og Personnel.

23.1 Menustruktur

23.2 Konsekvensniveau

• Læsehandlinger: Tilbage, søgning, sortering, sideskift, visning af lister samt dialoger der lukkes med Annuller.
• Gemmer konfiguration eller data: Gem i opret- og rediger-dialoger samt Gem på filter-, velkomstmail- og varselsmailsider.

23.3 Centrale kontrolregler

• Synlighed, målgruppe og faktisk adgang er forskellige forhold og skal kontrolleres hver for sig.
• Funktion, station og specialtag kan både være data og adgangsgrundlag på tværs af flere områder.
• Checkboxes, Ja eller Nej-knapper og talfelter uden synlig Gem-knap kan have øjeblikkelig virkning.
• En grøn GIS-forbindelseskontrol viser forbindelse, men dokumenterer ikke lagets synlighed, målgruppefilter eller anvendelighed på kortet.
• Beskedkrav varsler udvalgte brugere, mens generelt krævede felter kan blokere brugerens adgang til ASSIGN.
• Brugersammenlægning skal behandles som en særlig datamigrering og ikke som almindelig profilredigering.

24. Ansvarsområde

24.1 Tildel et ansvarsområde

1. Åbn Ansvarsområde, vælg Vælg bruger, søg efter den relevante Leader-bruger, og vælg personen i resultatlisten.
2. Vælg de relationer, som personen skal have ansvar for: station, bruger, enhed, medicin og materiel. En eller flere relationstyper kan anvendes efter organisationens arbejdsgang.
3. Vælg Gem, genindlæs siden, vælg brugeren igen, og kontrollér at relationerne er bevaret.
4. Kontrollér virkningen i det modul, relationen vedrører. Fjern eller ændr kun relationen efter aftale, og kontrollér igen efter lagring.

25. Fravær

25.1 Opret en fraværsregistrering

1. Åbn Personel → Fraværs registrering, og vælg Opret Fraværsregistrering.
2. Vælg bruger, station og station for næste vagt. Brugerens funktion vises automatisk.
3. Angiv forventet længde i dage, næste vagt samt startdato og -tid. Vælg fraværsårsag, og tilføj kun et nødvendigt notat.
4. Markér kun anmodning om eller modtagelse af lægeerklæring, når det er korrekt efter organisationens procedure. Vælg Gem.

25.2 Følg op på fravær

1. Find registreringen i Responder Brugere, og kontrollér Navn, Sygdom, Antal sygedage og Station.
2. Brug Indstillinger til modulets organisationsopsætning og Statistik til historisk opfølgning. Dagens tal kan ændre sig, når en registrering oprettes eller afsluttes. Kontrollér både den aktive visning og historikken efter en afslutning.

25.3 Fejlsøgning

• Kontrollér adgang, periode, station og søgning før en registrering vurderes som manglende.
• Mailgrupper, eksport, statistik og massehandlinger kræver særskilt godkendelse og må ikke aktiveres ved en ren læsekontrol.

26. Interne notifikationer

26.1 Læs og følg op

1. Åbn beskedindikatoren eller Se alle beskeder.
2. Find notifikationen, og kontrollér navn, besked, status og dato.
3. Vælg Vis for at åbne den relaterede registrering i kildemodulet. Kontrollér, at navn og besked stemmer med den registrering, der åbnes.
4. Markér først som læst, når den nødvendige opfølgning er udført. Markér alle læst ændrer flere beskeder på én gang og skal derfor kun bruges, når hele listen er gennemgået.

• Manglende badge eller notifikation skal kontrolleres mod kildemodulet, brugerens rolle og læst-status.

27. Medicin

27.1 Aktuelle områder

27.2 Sikker kontrol

1. Bekræft organisation, rolle og den konkrete opbevaring eller medicinpost.
2. Kontrollér navn, type og synlig status uden at ændre beholdning eller arkivere.
3. Ved audit: vælg en godkendt periode og eksempelbruger, hent rapporten og kontrollér, at afgrænsningen er korrekt.
4. Eskalér uoverensstemmelser med tekniske metadata og revisionsspor; ændr ikke saldo eller historik diagnostisk.

28. Overblik og Dashboard

28.1 Kontrollér en dashboardplads

1. Åbn Overblik, og registrér hvilke elementer der aktuelt vises.
2. Åbn Admin → Dashboard Indstillinger, og find den relevante plads.
3. Kontrollér titel og valgt element. Gem ikke ved en ren kontrol.
4. Efter en godkendt ændring: genindlæs Overblik og kontrollér element, titel og forventet værdi.

28.2 Vurder data korrekt

• Et dashboardtal afhænger af data og adgang i kildemodulet.
• Sammenhold altid tallet med et konkret udsnit i DX, Info, Vognkontrol, Service, Fravær eller Medicin.

29. Tags

29.1 Kontrollér brugerens taggrundlag

1. Vælg Ledere, Brugere eller Responder tags efter den type relation, du skal kontrollere.
2. Kontrollér Funktioner, Stationer, Special tags og eventuelle direkte Personer.
3. Brug Ryd valg til at nulstille et midlertidigt valg i formularen, men gem ikke ved en ren kontrol.
4. Efter en godkendt ændring: genåbn siden og kontrollér den faktiske adgang i det berørte modul.

• Ved uventet adgang skal både tagrelationen, modulrettigheden og den beregnede målgruppe dokumenteres.

30. Dokumenterede relationer mellem moduler

31. Dokumentér en afvigelse

Når en arbejdsgang giver et andet resultat end forventet, skal superbrugeren registrere følgende, før sagen eskaleres:

• Organisation og den anvendte platform.
• Leader, Responder eller ADMIN samt brugerens funktion og aktive menu.
• Modul, side, synlige knapper og konkrete rettigheder eller filtre.
• Præcise trin, forventet resultat og faktisk resultat.
• Navn eller nummer på den berørte registrering, dato, tidspunkt og eventuelt skærmbillede.
• Om e-mail, SMS, offentlig adgang, disponering, arkivering eller versionsoprettelse er eller har været aktiveret.

32. Versionshistorik

Version 1.3 arbejdsudgave: Vejledningen til Statistik, Personel, Uddannelse, Enheder, Booking, Kommunikation, Fravær og Tags er præciseret med flere konkrete trin og efterkontroller.

Version 1.2 arbejdsudgave: Ny fane Om ASSIGN Drift med uddybede modulbeskrivelser og brugseksempler, ensretning af Fejlmeldinger / Skadesanmeldelser, placering af Alarmhåndtering under Indrapportering samt udbygget vejledning til Begivenheder, kursusafvikling, fremmøde, resultat og fravær. Version 1.1: Samlet gennemgang af modulområderne samt udbygning af procedurer og afgrænsninger.

Version 1.0: Første officielle version af ASSIGN Drift-superbrugermanualen med opdateret navigation og faglige skærmbilleder i de dokumenterede how-to-guides.

Version 0.9: Stationer og Fejlmeldinger er udbygget med superbrugerafsnit, felt- og relationsoversigter, QR-arbejdsgang, opsætning af materielrelaterede fejlmeldinger, Responder-forløb, adgangslag og fejlsøgning.

Version 0.8: How-to-delen er udvidet med operative ture, tabletbinding, statusforløb, Booking-oprettelse og -administration, oprettelse af enheder, vagtskifte, rapportdeling samt flere Special Materiel-forløb.

Version 0.7: Manualen er ombygget med en særskilt how-to-del, trinvise arbejdsvejledninger og planlagte skærmbilleder med neutrale beredskabsdata.

Version 0.6: Modulnoterne er omsat til feltkataloger, rolle- og statusmatricer, kontrolprocedurer og fejlfindingspunkter på superbrugerniveau.

Version 0.5: Manualen er omskrevet til superbrugerniveau med detaljerede arbejdsgange for Døgnrapport, ASSIGN Operativ, Indrapportering, Info, Special Materiel, Gæstelogin, Booking og DX.

Version 0.2: Første faglige arbejdsudgave med fuld modulstruktur og udbygget Info-indhold.

Version 0.1: Teknisk grundstruktur oprettet.

Spørgsmål og kommentarer til manualen

Opdateringer